L'écran de configuration des services dans Agendize est conçu pour vous permettre de personnaliser entièrement les détails et les paramètres de vos services, en fonction de vos besoins et deux de vos clients.
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre support.

Cet article vous guidera à travers les étapes pour configurer un service dans Agendize en utilisant l'écran de paramétrage des services.

Accéder à l'écran de paramétrage des services

Pour commencer, rendez-vous dans le menu latéral gauche de votre interface Agendize et sélectionnez Paramétrage >"Nom de l'établissement" > Service>"Nom du service". Vous accéderez à un écran où vous pourrez ajouter et configurer les détails d'un service.

Informations Générales

• Nom : Donnez un nom au service, par exemple "Achat de licence".
• Description : Fournissez des détails sur le service (ex. "Prenez rendez-vous pour acheter votre licence").
• Illustration : celle-ci sera l'image qui apparaitra sur le widget au niveau du widget au format .PNG, .GIF, .JPEG, .JPG d'une taille ne dépassant pas 2Mo
• Durée : Spécifiez la durée du service en minutes (ex. 30 minutes).
• Capacité : Nombre maximum de réservations par créneau horaire.
• Visibilité : Choisissez si le service est public (widget et back office), privé (back office), dissimulé (non visible sur le widget) ou désactivé (non disponible à la prise de rendez-vous).
• Catégorie : Attribuez une catégorie pour organiser vos services dans le widget de prise de rendez-vous.

Emplacements du Service

Définissez l'adresse où le service sera offert comme à : 

• l'adresse de établissement
• en visioconférence
• par téléphone
• un emplacement personnalisé.

Prix du service

Vous pouvez définir un prix pour le service et ajouter une illustration. 

Zone de danger

Attention, la suppression d'un service est irréversible et entraîne la suppression de tous les objets associés à ce service.

Gestion des collaborateurs en charge d'un service dans Agendize

En utilisant cet étant, vous pouvez facilement gérer les collaborateurs qui sont en charge de dispenser chaque service, assurant ainsi une organisation fluire et une meilleure gestion des disponibilités. 
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter nos support.

Un service est considéré comme disponible lorsque au moins un des collaborateurs sélectionnés est disponible pour la durée spécifiée.

Options disponibles

• Ajouter un collaborateur : Cliquez sur l'icône "+" en haut à droite de l'écran pour ajouter un nouveau collaborateur à la liste.
  

• Rechercher un collaborateur : Vous pouvez rechercher un collaborateur par nom, prénom ou email en utilisant la barre de recherche située en haut de l'écran. Cela facilite la recherche d'un collaborateur spécifique lorsque la liste est longue.
  
  

• Sélectionner ou désélectionner individuellement : Chaque collaborateur est affiché avec une case à cocher. Cochez ou décochez la case pour sélectionner ou désélectionner individuellement chaque collaborateur pour le ou les supprimer du service.

• Retirer un collaborateur : Cliquez sur le symbole "X" à droite du nom d'un collaborateur pour le retirer de la liste des collaborateurs en charge du service.

Exemple de configuration

Dans l'exemple ci-dessus :

• Jacques Ouzi et Teddy Moitout sont des collaborateurs disponibles pour dispenser le service.
• Vous pouvez choisir de sélectionner un ou les deux collaborateurs pour ce service spécifique.

Importance de cette configuration

Attribuer correctement les collaborateurs aux services permet de garantir que les clients peuvent uniquement réserver des créneaux lorsque les collaborateurs concernés sont disponibles. Cela évite les conflits d'horaire et améliore la satisfaction des clients en optimisant la gestion des disponibilités.

Configuration des horaires du service dans Agendize

L'écran de gestion des horaires permet de définir les intervalles de prise de rendez-vous et de personnaliser les horaires d'ouverture pour un service spécifique. 

Utilisez cet écran pour ajuster précisément la disponibilité de vos services en fonction de vos besoins opérationnels.
Pour toute assistance supplémentaire, n'hésitez pas à contacter notre support.

Utilisez cet écran pour ajuster précisément la disponibilité de vos services en fonction de vos besoins opérationnels.

Pour plus d'informations, consultez notre documentation ou contactez le support.

Intervalle de prise de rendez-vous

Activez l'option pour définir un intervalle spécifique pendant lequel les rendez-vous peuvent être pris (ex. de 6 heures à 6 mois).

Horaires personnalisés

• Activez et définissez les plages de disponibilité par jour (ou utilisez l'option de fermeture). Ce paramètre s'appliquera pour tous les jours de l'année.

• Ajoutez des horaires spécifiques pour des dates particulières à l'aide du bouton "Ajouter des horaires spécifiques". Vous serez en mesure de pouvoir définir jour par jour ou par période des horaires sur lesquels vous autoriserez vos contacts à prendre rendez-vous pour ce service. Attention, les horaires de disponibilités du service dépendront également des horaires qui seront définies sur les collaborateurs en charge du service.

Configuration des temps de préparation et de suivi pour un service dans Agendize

Cet écran vous permet de définir les temps de préparation et de suivi pour vos rendez-vous. 

Ces paramètres permettent une meilleure gestion du temps et assurent une transition fluide entre les rendez-vous.

Temps de préparation

• Temps de préparation : Réservez une durée avant le début du rendez-vous pour vous préparer (par exemple, 15 minutes).

Temps de suivi

• Temps de suivi : Réservez une durée après le rendez-vous pour effectuer un suivi ou terminer des tâches administratives.

Configuration de la validation des rendez-vous dans Agendize

Cet écran vous permet de définir comment les rendez-vous sont validés pour un service donné.

Utilisez ce paramètre pour adapter le processus de réservation à vos besoins opérationnels.

Mode de validation

Paramétrage de la validation: Vous pouvez choisir entre une validation automatique ou manuelle des rendez-vous.

• Automatique : Le rendez-vous est validé immédiatement après la réservation.
• Manuelle : La validation est effectuée par le collaborateur ou le manager, ce qui permet un meilleur contrôle.

Définir le délai d'annulation pour un service dans Agendize

Cet écran permet de paramétrer le délai maximum d'annulation des rendez-vous.

Ce paramètre permet de mieux gérer les ressources tout en offrant une flexibilité adaptée aux besoins de vos contacts.

Configuration du délai d'annulation

• Activer le délai d'annulation : Activez l'option pour permettre la gestion des annulations.
• Définir le délai : Choisissez un délai maximum (en heures) avant le rendez-vous pendant lequel une annulation est autorisée (par exemple, 24 heures).

Utilisation de la référence externe dans Agendize

La section "Référence externe" vous permet d'associer un identifiant externe (ID) à un service dans Agendize. Cela est particulièrement utile pour l'intégration avec des systèmes tiers ou pour suivre des services spécifiques via des outils externes. Cette option facilite l'interopérabilité entre Agendize et d'autres plateformes de gestion

Champ : ID externe

• ID externe : Entrez un identifiant unique qui sera utilisé pour faire correspondre ce service à une référence externe dans votre système.