Gérer le processus de réservation

La section Processus vous permet de définir les règles de fonctionnement liées à la prise de rendez-vous en ligne : attribution des collaborateurs, prise en compte des déplacements, restrictions d'accès à la réservation, validation des rendez-vous, etc.

Mode de prise de rendez-vous en ligne

Ce paramètre détermine comment les rendez-vous sont associés aux services et collaborateurs.

Options disponibles :

• Service : le client choisit uniquement un service ; l’assignation au collaborateur se fait automatiquement.

• Service + Équipier : le client choisit à la fois le service et le collaborateur.

• Équipier + Service (recommandé) : le client sélectionne d’abord un collaborateur, puis le service proposé par celui-ci.

Répartition intelligente de la charge de travail

Permet de répartir les rendez-vous automatiquement en fonction de l’historique de charge de travail des collaborateurs.

• Historique de la charge de travail : active la répartition selon les rendez-vous passés.

• Période de référence : vous pouvez choisir la période de référence (ex. : depuis toujours, 1 mois, etc.).

• Répartition équitable : active une répartition égale sans tenir compte de l’historique.

Mobilité et déplacements

Cette section permet de prendre en compte le temps de déplacement des collaborateurs dans le calcul de leur disponibilité.

Options configurables :

• Activation : activer ou désactiver la prise en compte des déplacements.

• Adresse de départ/retour :

  • Par défaut : l'adresse du collaborateur (si renseignée).

  • Sinon : l’adresse de l’établissement auquel il est rattaché.

• Temps de trajet maximum entre l’adresse de départ/retour et le 1er ou dernier rendez-vous (en minutes) : limite pour éviter des trajets trop longs.

• Temps de trajet maximum entre deux rendez-vous (en minutes) : évite de prévoir deux rendez-vous trop rapprochés dans deux lieux différents.

• Déplacements en dehors des horaires : autorise ou non les déplacements en dehors des horaires de travail définis du collaborateur.

Restrictions à la prise de rendez-vous

Contrôle qui peut réserver en ligne, et dans quelles conditions.

Types d’utilisateurs autorisés à prendre rendez-vous :

• Tous : ouvert à tous les visiteurs.

• Clients existants : uniquement ceux déjà enregistrés.

• Correspondance avec les informations du client : nécessite une correspondance exacte (ex. : nom, téléphone, email).

• Aucun : prise de rendez-vous en ligne désactivée.

Limites de réservation :

• Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour : ex. : 5 rendez-vous max/jour.

• Nombre maximum de rendez-vous par semaine : avec ou sans limite.

Fenêtre de réservation :

• Détermine à quelle échéance un rendez-vous peut être pris.

  • À partir de : ex. : 6 heures à l’avance.

  • Jusqu’à : ex. : 6 mois à l’avance.

• Option : Prendre en compte les fermetures de l’entreprise (jours fériés, vacances...).

Validation des rendez-vous

Permet de définir si les rendez-vous pris en ligne doivent être validés manuellement.

Choix possibles :

• Non : validation automatique, rendez-vous immédiatement confirmé.

• Oui, par le manager : le manager valide chaque demande.

• Oui, par l’équipier : chaque collaborateur valide les demandes le concernant.

Paramètres avancés

• Notification d’un créneau plus proche : active la possibilité d’informer le client si un créneau plus proche se libère après sa réservation initiale.