Gérer les modèles de messages

L’interface Modèles d’email permet de personnaliser les emails envoyés automatiquement par Agendize à différentes étapes du cycle de vie des rendez-vous (prise, modification, annulation, rappel, etc.).

Chaque catégorie d’utilisateur (Collaborateur, Contact, Manager) dispose de ses propres notifications avec un modèle d’email associé.

Accès à l’écran

Menu de gauche > Paramètres > Modèles > Modèles d’email

Fonctionnement général

La page affiche les modèles classés par destinataire :

Collaborateur

Notifications envoyées au personnel (prestataires, intervenants, etc.), par exemple :

• Un rendez-vous est annulé par le client

• Le client modifie son rendez-vous

• Une demande de rendez-vous est reçue

• Rappel du rendez-vous

• Synchronisation avec le calendrier

Contact (client)

Notifications envoyées au client à chaque étape du processus :

• Confirmation, modification, ou annulation de rendez-vous

• Avis client post-rendez-vous

• Notification de créneau plus proche disponible

• Création de compte

• Demande de paiement

• Récupération du mot de passe

• Rejet ou acceptation du rendez-vous (en mode manuel)

Manager

Notifications spécifiques au responsable du compte ou du site :

• Réception de demande de rendez-vous

• Notification de modification ou annulation

• Récapitulatif quotidien des rendez-vous

• Notification de compte

• Refus d’un rendez-vous

Modifier un modèle d’email

Pour modifier un modèle, cliquez sur le nom du modèle. Cela ouvre l’éditeur du modèle concerné.

Dans l’éditeur, vous pouvez :

• Modifier l’objet de l’email

• Personnaliser le contenu HTML et texte de l’email

• Insérer des variables dynamiques (ex. : nom du client, date du rendez-vous)

• Voir un aperçu du rendu

• Modifier la langue (si le multi langues est activé)

Bonnes pratiques :

• Utilisez les variables fournies pour garantir une personnalisation automatique.

• Vérifiez le contenu dans l’aperçu avant de sauvegarder.

• Restez cohérent dans le ton et les informations fournies (date, lieu, lien de modification/annulation...).

Utilité des modèles personnalisés

• Professionnaliser la communication avec vos clients et collaborateurs

• Adapter le ton et les contenus à votre secteur d’activité (médical, bien-être, immobilier, etc.)

• Ajouter des consignes spécifiques ou du contenu marketing

• Traduire les modèles si vous gérez un site multilingue