Gérer les sessions

Gérer les sessions d’un événement dans Agendize

La gestion des sessions est une étape clé dans l’organisation d’un événement. L’interface « Liste des sessions » permet de visualiser, filtrer, rechercher et créer des sessions à partir d’un seul et même écran. Ce guide présente les fonctionnalités principales de cet espace et les droits nécessaires pour y accéder.

Présentation de la liste des sessions

Chaque ligne du tableau correspond à une session rattachée à un événement. Les colonnes affichées sont les suivantes :

• Nom de l’événement

• Date & Heure de la session

• Durée (en heures)

• Participants : nombre de personnes inscrites / capacité maximale

• Capacité (%) : taux de remplissage

• Établissement : établissement lié à la session (si applicable)

• Emplacement : adresse, lien ou texte personnalisé

• Statut : Ouverte (inscriptions possibles) ou Fermée

• Visibilité : Publique ou Privée

Chaque session dispose d’un menu d’actions (•••) permettant d’effectuer des opérations comme le partage, la fermeture et ouverture et enfin l'annulation (en fonction des droits de l’utilisateur).

Rechercher et filtrer les sessions

Pour retrouver une session spécifique ou naviguer dans la liste :

• Utilisez le champ de recherche textuelle pour filtrer par nom d’événement ou session.

• Appliquez des filtres temporels :

  • Tous

  • Le mois dernier

  • Ce mois-ci

  • Les 30 prochains jours (par défaut)

  • Le mois prochain

  • Les 3 prochains mois

• Activez les filtres avancés pour affiner les résultats selon l’établissement, le statut, la visibilité, etc.

➕ Créer une nouvelle session

Le bouton Ajouter une session (en haut à droite) est visible uniquement pour les utilisateurs disposant des droits suffisants. Une session est toujours liée à un événement existant.

Lors de la création, les informations suivantes sont requises :

• Événement associé

• Date et heure de début

• Emplacement (en fonction des options activées dans l’événement)

• Établissement (si l’événement n’est pas global)

• Visibilité (publique ou privée)

Droits d’accès à la gestion des sessions

L’accès aux sessions dépend du type d’événement et des rôles attribués à l’utilisateur.

Événements globaux

• Administrateur global : peut consulter, créer et modifier toutes les sessions.

• Planificateur global : peut uniquement créer des sessions.

• Lecteur global : peut uniquement visualiser les sessions.

Événements locaux, multi-établissements ou réseau

• Administrateur événement : peut gérer les sessions des établissements auxquels il a accès.

• Planificateur événement : peut créer des sessions pour ses établissements.

• Lecteur événement : peut uniquement consulter les sessions des établissements liés.

✅ Suivi et gestion en temps réel

La liste des sessions constitue un point central pour surveiller l’activité de vos événements : taux de remplissage, localisation, gestion des créneaux. Elle vous permet d’intervenir rapidement en cas de besoin : ajouter une session de dernière minute, fermer une session complète ou ajuster un emplacement.

Pour apprendre à créer une session pas à pas, consultez le guide dédié à la création de session ?