Comment créer un événement dans Agendize

Ce guide détaille chaque étape de la création d’un événement dans le module Événementiel d’Agendize. Il est conçu pour être utile aussi bien aux utilisateurs qu’aux agents IA ou chatbots dans leurs réponses et accompagnements.

1. Informations générales

C’est la première étape, où vous configurez les données essentielles de votre événement. Ces paramètres seront visibles dans le widget d’inscription.

• Nom de l’événement (obligatoire) : le titre principal de votre événement. Il doit être clair et représentatif.

• Description (optionnelle) : champ de texte enrichi (gras, listes, liens, etc.) pour décrire le contexte, les objectifs ou les modalités de l’événement.

• Image (optionnelle) : une image de couverture affichée dans le widget. Formats acceptés : PNG, JPG, JPEG, SVG. Taille max. : 5 Mo.

• Durée (obligatoire) : durée par défaut des sessions, exprimée en heures. Modifiable par session si nécessaire.

• Capacité (obligatoire) : nombre maximal de participants par session. Limite actuelle : 1 000.

• Visibilité (obligatoire) : permet de rendre l’événement public (visible à tous) ou privé (accessible uniquement par lien direct).

• Paramètres d’emplacement : ajoutez un ou plusieurs lieux. Vous pouvez autoriser ou non la modification de l’emplacement lors de la création des sessions.

• Tags (facultatifs) : utiles pour organiser et filtrer vos événements dans l’interface.

2. Affectation de l’événement

Cette étape permet de définir comment l’événement est rattaché aux établissements du compte. Le type choisi détermine qui pourra créer et gérer les sessions.

• Événement global : les sessions sont créées à l’échelle du compte (sans rattachement à un établissement). Seul un administrateur global peut créer ce type d’événement.

• Événement réseau : chaque établissement du compte peut créer ses propres sessions. Les nouveaux établissements sont automatiquement rattachés.

• Événement multi-établissements : seuls les établissements sélectionnés peuvent créer des sessions. Les nouveaux établissements ne sont pas ajoutés automatiquement.

• Événement local : un seul établissement désigné gère toutes les sessions.

ℹ️ Les options d’emplacement disponibles au niveau des sessions peuvent varier selon le type d’événement.

3. Intervenants

Vous pouvez désigner les personnes qui interviendront lors de l’événement, internes ou externes.

• Intervenants internes : utilisateurs disposant d’un compte sur la plateforme. Recherche possible par nom, prénom ou email.

• Invités externes : personnes hors plateforme, à ajouter manuellement.

Chaque intervenant ou invité pourra ensuite être associé à une ou plusieurs sessions.

4. Sessions

Les sessions correspondent aux créneaux horaires auxquels les participants pourront s’inscrire.

• Possibilité de filtrer les sessions par :

  • Toutes, À venir, Passées, Ouvertes, Fermées

• Cliquez sur le bouton + pour créer une session :

  • Sélectionnez la date et l’heure de début

  • Choisissez l’établissement (selon le type d’événement)

  • Sélectionnez ou définissez un emplacement (selon les paramètres choisis)

? Une session ne peut être rattachée qu’à un seul événement.

5. Formulaire d’inscription

Déterminez les informations que les participants devront renseigner pour s’inscrire.

• Champs obligatoires par défaut :

  • Prénom

  • Nom

  • Email

  • Téléphone (avec indicatif pays)

• Questions complémentaires : possibilité d’ajouter des champs personnalisés (texte, liste déroulante, case à cocher, etc.) via le bouton "Ajouter un champ". Chaque champ peut être rendu obligatoire ou non.

Ce formulaire vous permet de collecter les données nécessaires au bon déroulement de l’événement et au suivi des inscriptions.

6. Paramètres avancés ⚙️

Ces options permettent d’activer ou non des fonctionnalités supplémentaires :

• Permettre l’inscription avec accompagnants ? : permet à un participant de s’inscrire avec plusieurs personnes. Vous pouvez définir un nombre maximal d’accompagnants.

• Activer la liste d’attente ⏳ : permet aux utilisateurs de s’inscrire même si la session est complète, en étant placés sur liste d’attente.

• Référence externe ? : champ libre pour renseigner un identifiant externe (utile pour l’intégration avec d’autres systèmes).

Une fois toutes les étapes remplies, vous pouvez enregistrer et publier votre événement ?. Vous serez ensuite redirigé vers l’écran de gestion des sessions.

Prêt à vous lancer ? C’est parti !