Gestion des rendez-vous · Prise de rendez-vous depuis la console
Chaque rendez-vous porte un statut qui indique où il en est : en attente de validation, confirmé, en cours, terminé, annulé… Agendize propose des statuts par défaut, que vous pouvez compléter par des statuts personnalisés adaptés à votre activité.
Certains statuts sont définitifs : une fois appliqués, ils clôturent le rendez-vous. Cet article vous aide à choisir le bon statut et à éviter les erreurs de saisie.
Les statuts par défaut
- En attente : le rendez-vous a été pris en ligne et attend d'être accepté ou refusé. Ce statut n'apparaît que si la validation manuelle des rendez-vous est activée.
- Accepté : le rendez-vous est confirmé.
- Refusé : le rendez-vous en attente a été refusé.
- En cours : le client est arrivé et le rendez-vous a commencé.
- Terminé : le rendez-vous a eu lieu.
- Pas venu : le client ne s'est pas présenté au rendez-vous.
- Annulé : le rendez-vous a été annulé, par le client ou par votre équipe.
Changer le statut d'un rendez-vous
- Depuis le module Rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous dans le Calendrier ou retrouvez-le dans la vue Liste.
- Dans le panneau de détail, cliquez sur le statut affiché sous le nom du service.
- Sélectionnez le nouveau statut dans la liste.
Pour un rendez-vous en attente, les boutons Accepter et Refuser remplacent la liste des statuts. Ils sont réservés aux utilisateurs dont le rôle dispose du droit Accepter ou refuser des rendez-vous.
Statuts proposés selon la date du rendez-vous
La liste des statuts dépend de l'heure du rendez-vous :
- Avant l'heure de début : vous pouvez passer le rendez-vous au statut En cours, si le client arrive en avance, ou l'annuler. Les statuts Terminé et Pas venu ne sont pas proposés.
- Une fois l'heure de début passée : les statuts Terminé et Pas venu deviennent disponibles.
Statuts définitifs
Les statuts Pas venu, Terminé, Annulé et Refusé clôturent le rendez-vous. Une fois l'un d'eux appliqué, le statut ne peut plus être modifié depuis la console : le champ de statut n'est plus modifiable.
Les statuts personnalisés
Nouveauté
Les statuts personnalisés sont disponibles à partir de la Release 198.
En plus des statuts par défaut, vous pouvez créer vos propres statuts pour suivre le déroulement de vos rendez-vous : « À l'accueil », « À rappeler », « Dossier complet », « Vente conclue »…
Chaque statut personnalisé est de l'un des deux types suivants :
- Intermédiaire : le rendez-vous reste ouvert. Vous pouvez ensuite lui appliquer un autre statut.
- Final : ce statut clôture le rendez-vous. Comme pour un statut définitif, il ne peut plus être modifié par la suite.
Choisissez le type Final uniquement pour les statuts qui marquent la fin du parcours (par exemple « Vente conclue »), et le type Intermédiaire pour les étapes de suivi.
Les statuts personnalisés apparaissent dans la liste des statuts de chaque rendez-vous, ainsi que dans l'extraction générique des données de prise de rendez-vous.