FAQ — Questions générales sur Agendize

FAQ · Général

Cet article regroupe les réponses aux questions les plus fréquentes sur la configuration et l'utilisation de la plateforme Agendize.

Connexion & Accès

Je ne reçois pas l'e-mail de réinitialisation de mon mot de passe : que faire ?

Sur la page de connexion, cliquez sur Mot de passe oublié et saisissez l'adresse e-mail exacte de votre compte. Si l'e-mail n'arrive pas :

1. Vérifiez vos courriers indésirables (spam) et les éventuels filtres de votre messagerie d'entreprise.
2. Vérifiez que l'adresse saisie est bien celle de votre compte : une adresse proche (autre domaine, majuscule, ancienne adresse) ne reçoit rien.
3. Si votre compte vient d'être créé et que vous n'avez jamais défini de mot de passe, il n'est peut-être pas finalisé : demandez à l'administrateur de votre compte de vous renvoyer l'invitation (voir la question sur l'e-mail d'invitation).
4. Si l'adresse de connexion n'existe plus (départ d'un collègue, changement de messagerie), le lien ne peut pas vous parvenir : ajoutez une adresse e-mail de récupération dès que vous avez retrouvé l'accès.

Pour des raisons de sécurité, un changement de mot de passe peut aussi vous être demandé après une longue période sans connexion. Si rien ne fonctionne, contactez le support en précisant l'adresse e-mail de connexion concernée.

Mon compte est bloqué après plusieurs tentatives de connexion : que faire ?

Après trois saisies de mot de passe erronées, l'accès est automatiquement bloqué pendant deux heures. C'est souvent le cas lorsqu'un même identifiant est partagé entre plusieurs personnes ou qu'un navigateur réutilise un ancien mot de passe enregistré.

1. Patientez deux heures, puis utilisez Mot de passe oublié sur la page de connexion pour définir un nouveau mot de passe plutôt que de réessayer l'ancien.
2. Mettez à jour le mot de passe enregistré dans votre navigateur et communiquez-le à toutes les personnes qui utilisent cet identifiant.
3. Si le déblocage est urgent, contactez le support en indiquant l'adresse e-mail de connexion bloquée.

Pour éviter que la situation se reproduise, privilégiez un accès nominatif par personne et ajoutez une adresse e-mail de récupération au compte.

Un nouvel utilisateur n'a pas reçu son e-mail d'invitation ou ne parvient pas à créer son mot de passe

Lorsqu'un utilisateur est ajouté dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès, il reçoit un premier e-mail pour définir son mot de passe, puis un second pour confirmer son adresse. Son compte n'est utilisable qu'une fois ces deux étapes terminées. Si l'utilisateur ne reçoit rien ou reste bloqué :

1. Demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables (spam).
2. Vérifiez dans la liste des droits d'accès que l'adresse e-mail saisie est exacte (domaine, orthographe) : l'invitation et la création du mot de passe sont liées à cette adresse.
3. Corrigez l'adresse si besoin, puis demandez à l'utilisateur de cliquer sur Mot de passe oublié depuis la page de connexion.
4. Si l'e-mail n'arrive toujours pas, contactez le support en indiquant l'adresse concernée et la date de l'invitation.

Plus de détails : Gérer les droits d'accès et les rôles.

Je n'ai pas accès au menu Paramétrage, Collaborateurs ou Rapports : pourquoi ?

Les menus affichés dépendent de vos droits. Le menu Rapports et l'administration du compte relèvent des droits globaux de l'utilisateur ; les menus Établissements, Services et Collaborateurs dépendent du rôle (Administrateur, Planificateur ou Lecteur) attribué sur chaque établissement. Par défaut, seuls les administrateurs y ont accès.

1. Demandez à un administrateur du compte d'ouvrir votre fiche dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès.
2. Il active les droits globaux nécessaires et vérifie votre rôle sur chacun des établissements concernés, puis enregistre.
3. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour que les nouveaux droits soient pris en compte.

Si votre compte donne accès à plusieurs organisations, vérifiez aussi que vous êtes connecté à la bonne organisation via le sélecteur de compte. Plus de détails : Gérer les droits d'accès et les rôles.

Comment ajouter une adresse e-mail de récupération à mon compte ?

L'adresse e-mail de récupération reçoit le lien de réinitialisation du mot de passe à la place de l'adresse de connexion. Elle est utile lorsque l'adresse de connexion est générique, partagée entre plusieurs personnes ou risque de ne plus être consultée (départ d'un collègue, changement de messagerie).

1. Connectez-vous à la console, cliquez sur votre avatar en haut à droite, puis sur Mes données personnelles.
2. Dans la section Sécurité, cliquez sur Modifier sous le champ Email de récupération.
3. Dans la fenêtre Modifier l'email de récupération, saisissez l'adresse et votre mot de passe, puis cliquez sur Valider.

L'adresse de connexion elle-même n'est pas modifiable. Si elle n'existe plus et que vous ne pouvez plus vous connecter, demandez à un administrateur de créer un nouvel accès avec la bonne adresse dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès, puis retirez l'ancien.

Services

Comment modifier la durée d'un service ?

Accédez à votre établissement dans le menu latéral, puis allez dans Services. Cliquez sur le nom du service à modifier. Dans la section Informations générales, modifiez le champ Durée (en minutes), puis cliquez sur Enregistrer.

Comment ajouter un nouveau service ?

Accédez à votre établissement, puis dans Services, cliquez sur + Nouveau service. Saisissez le nom du service, sa durée, sa visibilité et sa capacité, puis cliquez sur Valider. Vous pouvez ensuite ouvrir sa fiche pour compléter tous les autres paramètres (description, collaborateurs, horaires, restrictions, etc.).

Comment désactiver un service temporairement ?

Dans le tableau des services (onglet Services de votre établissement), repérez le service dans la liste. Dans la colonne Visibilité, basculez le toggle sur la position désactivée (grisée). Le service n'est alors plus visible ni accessible nulle part. Pour le réactiver, rebasculez le toggle en position active (bleu).

Comment supprimer un service ?

Depuis le tableau des services, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne du service à supprimer, puis sur Supprimer. Une fenêtre vous demande de saisir un code de confirmation. Vous pouvez aussi accéder à la fiche du service et utiliser la section Zone de danger en bas de page.

Comment ajouter des temps de préparation et de suivi ?

Accédez à la fiche du service. Dans la section Informations générales, activez le toggle Inclure des temps de préparation et de suivi de rendez-vous. Deux champs apparaissent : Temps de préparation (avant le rendez-vous) et Temps de suivi (après le rendez-vous), à saisir en minutes. Ces temps bloquent le calendrier du collaborateur mais ne sont pas visibles par vos clients.

Collaborateurs & Équipes

Comment ajouter un collaborateur ?

Accédez à votre établissement, puis allez dans Collaborateurs. Cliquez sur + Nouveau collaborateur. Saisissez le nom (obligatoire), le prénom et l'email, puis cliquez sur Valider. Le collaborateur est créé. Ouvrez ensuite sa fiche pour lui affecter des services, configurer ses horaires et ses droits d'accès.

Comment désactiver ou supprimer un collaborateur ?

Désactiver : dans le tableau des collaborateurs, basculez le toggle de la colonne Actif sur la position désactivée. Le collaborateur n'est plus proposé dans le widget mais reste visible et configurable.

Supprimer : cliquez sur l'icône ... en bout de ligne, puis sur Supprimer. Une confirmation avec saisie d'un code est demandée. Vous pouvez aussi effectuer la suppression depuis la Zone de danger en bas de la fiche du collaborateur.

Comment attribuer un service à un collaborateur ?

Vous pouvez le faire de deux façons :

• Depuis la fiche du collaborateur : dans la section Services, cliquez sur + Ajouter un service et sélectionnez le ou les services souhaités.
• Depuis la fiche du service : dans la section Collaborateurs, cliquez sur + Ajouter un collaborateur et sélectionnez le collaborateur.

Les deux méthodes donnent le même résultat.

Comment gérer une absence de collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Indisponibilités, sous la partie Manuelle, cliquez sur + Ajouter et saisissez la date de début et la date de fin. Aucun rendez-vous ne lui sera proposé pendant cette période. Cliquez sur Enregistrer.

Pourquoi je ne peux plus créer de collaborateur ou d'utilisateur ?

La création est bloquée lorsque le nombre maximal de licences utilisateurs de votre compte est atteint. Un message d'erreur s'affiche alors à l'enregistrement (par exemple Erreur lors de la sauvegarde des informations du collaborateur). Les licences sont comptées par adresse e-mail : chaque utilisateur ayant un accès au compte en consomme une, même s'il n'est plus actif.

1. Ouvrez Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès et retirez l'accès des personnes qui ont quitté votre structure.
2. Déconnectez-vous puis reconnectez-vous, et relancez la création.
3. Si vous avez besoin de licences supplémentaires, demandez un devis à accounting@agendize.com en précisant le compte et le nombre de licences souhaité (ou à votre revendeur si votre compte est géré par lui).

Avant de supprimer un collaborateur, notez que ses rendez-vous futurs sont supprimés et que ses rendez-vous n'apparaissent plus dans l'extraction générique : exportez-les au préalable si nécessaire.

Comment retrouver rapidement un collaborateur à ajouter sur un rendez-vous ?

Dans les fenêtres de sélection d'un collaborateur (création d'un rendez-vous, ajout d'un collaborateur supplémentaire, ajout d'un agenda), le filtre Équipe accepte plusieurs équipes à la fois : la liste affiche les collaborateurs appartenant à au moins une des équipes cochées.

Sur un rendez-vous existant, la fenêtre de sélection d'un collaborateur propose aussi un filtre Fonction, à côté du filtre Équipe. Il s'appuie sur le champ Fonction de la fiche collaborateur : pensez à le renseigner pour en profiter.

Horaires & Disponibilités

Comment modifier les horaires d'ouverture ?

Accédez à la fiche de votre établissement (menu Établissements, puis cliquez sur votre établissement). Dans la section Horaires de l'établissement, ajoutez, modifiez ou supprimez des plages horaires pour chaque jour de la semaine. Cliquez sur Enregistrer pour valider. Pour appliquer ces horaires à tous vos collaborateurs, cliquez sur Appliquer les horaires aux collaborateurs.

Comment bloquer des créneaux pour un collaborateur ?

Pour bloquer des créneaux sur une période donnée (absence, congés, etc.), accédez à la fiche du collaborateur, puis descendez jusqu'à la section Indisponibilités. Cliquez sur + Ajouter et saisissez la date de début et la date de fin. Cliquez sur Enregistrer.

Comment ouvrir des créneaux pour un collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Horaires récurrents, configurez les plages horaires jour par jour (heure de début, heure de fin). Pour ouvrir des créneaux sur une période précise, utilisez la section Horaires spécifiques et ajoutez une période avec les plages souhaitées. Ces horaires spécifiques ont la priorité sur les horaires récurrents pendant la période définie.

Comment modifier les disponibilités d'un collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Horaires récurrents, modifiez les plages horaires par jour de la semaine. Si le collaborateur hérite des horaires d'une équipe, sélectionnez Aucune dans le menu déroulant Utiliser les horaires de travail de l'équipe pour revenir à des horaires individuels modifiables. Pour des disponibilités sur une période exceptionnelle, utilisez la section Horaires spécifiques.

Comment limiter les réservations sur certains horaires ?

Vous pouvez restreindre la disponibilité d'un collaborateur en configurant ses horaires récurrents ou en définissant des horaires spécifiques par service dans chaque plage horaire.

Pour restreindre les créneaux d'un service à certaines plages, ouvrez la fiche du service, activez le toggle Appliquer des horaires spécifiques au service dans la section Horaires, puis configurez les plages autorisées.

Comment ajouter une pause dans le planning ?

Pour bloquer un créneau dans la journée d'un collaborateur (pause déjeuner, réunion interne, etc.), utilisez la vue Planification du module Rendez-vous. Cliquez sur la cellule du collaborateur pour le jour souhaité, puis dans le panneau "Modifier la plage d'ouverture", ajustez les plages horaires pour exclure la période de pause. Par exemple, au lieu d'une plage 09:00 → 18:00, créez deux plages : 09:00 → 12:00 et 13:30 → 18:00.

Vous pouvez également supprimer une plage existante et en ajouter une nouvelle via le bouton +.

Comment fermer les réservations sur un jour précis ?

Pour fermer les réservations d'un établissement sur une journée précise, accédez à la fiche de l'établissement, descendez jusqu'à la section Indisponibilités et cliquez sur + Ajouter. Saisissez la date du jour concerné à la fois comme date de début et date de fin. Cliquez sur Enregistrer.

Pour fermer les réservations d'un collaborateur spécifique sur une journée, procédez de la même façon depuis la section Indisponibilités de sa fiche.

Comment ouvrir exceptionnellement des créneaux supplémentaires ?

Pour un collaborateur, accédez à sa fiche, puis dans la section Horaires spécifiques, cliquez sur + Ajouter une période spécifique. Définissez un nom, une date de début, une date de fin et les plages horaires à ouvrir. Ces horaires spécifiques remplacent les horaires récurrents pendant la période définie.

Pour un service, la même logique s'applique via la section Horaires de la fiche du service (toggle Appliquer des horaires spécifiques au service activé).

Comment gérer les jours fériés ?

Agendize dispose d'un gestionnaire de jours fériés : une fois activé, il ferme automatiquement la prise de rendez-vous en ligne les jours fériés officiels, sans que vous ayez à les saisir. Le réglage se fait établissement par établissement.

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramétrage, puis sur Établissements, et ouvrez l'établissement concerné.
2. Dans Général, rendez-vous à la section Jours fériés et activez Activer les jours fériés.
3. Sélectionnez le Pays de l'établissement.
4. Si besoin, sélectionnez une ou plusieurs Subdivisions administratives (département, région, Land, canton… selon le pays) pour ajouter leurs jours fériés propres.
5. Cliquez sur Enregistrer en bas à droite de la page.

Pourquoi le widget ne propose pas les créneaux que je vois libres dans le calendrier ?

Les zones libres du calendrier correspondent aux horaires d'ouverture des collaborateurs, tous services confondus. Le widget, lui, calcule les créneaux réservables pour un service donné. Vérifiez :

1. Que le collaborateur est bien associé au service et que ses horaires récurrents ou spécifiques ne sont pas réservés à d'autres services (champ Service(s) de chaque plage).
2. Que la durée du service, augmentée des temps de préparation et de suivi, tient dans la plage restante.
3. La fenêtre de réservation (Flux de travail > Processus) : un délai minimum exclut les créneaux trop proches.
4. Les indisponibilités du collaborateur et les rendez-vous de son calendrier synchronisé, qui bloquent les créneaux.
5. Que les fermetures et horaires de l'établissement ont bien été appliqués aux collaborateurs : les horaires des collaborateurs sont indépendants et le bouton Appliquer les horaires aux collaborateurs écrase leurs horaires récurrents.

Les créneaux proposés partent de l'heure de début de chaque plage, puis s'enchaînent selon la durée du rendez-vous. Plus de détails : Gestion des collaborateurs et Gérer le processus de réservation.

Règles de réservation

Comment modifier le délai minimum de réservation ?

Accédez au paramétrage Flux de travail > Processus de votre établissement. Dans la section Restrictions à la prise de rendez-vous, repérez le champ Délai minimum dans la zone Fenêtre de réservation. Définissez la valeur et l'unité souhaitées (minutes, heures, jours, semaines, mois), puis cliquez sur Enregistrer.

Pour appliquer ce délai à un service spécifique uniquement, ouvrez la fiche du service, activez le toggle Configurer un intervalle de prise de rendez-vous spécifique dans la section Restrictions, et définissez l'intervalle minimum.

Comment limiter les réservations de dernière minute ?

C'est le délai minimum de réservation qui permet de contrôler ce délai. Accédez à Flux de travail > Processus de votre établissement. Dans la section Restrictions à la prise de rendez-vous, définissez le Délai minimum de la fenêtre de réservation. Par exemple, si vous saisissez "6 heures", aucun client ne peut réserver un créneau dans les 6 prochaines heures.

Comment définir un délai d'annulation ?

Accédez à la fiche du service concerné, section Gestion des rendez-vous. Dans le sélecteur Paramètres appliqués à ce service, choisissez Utiliser les paramètres spécifiques à ce service, puis définissez le délai maximum d'annulation (et, si besoin, le délai de replanification et le nombre maximum de replanifications). Si vous conservez Utiliser les paramètres de l'établissement, ce sont les règles de l'établissement qui s'appliquent. Au-delà de ce délai avant le rendez-vous, le client ne voit plus le bouton d'annulation.

Comment empêcher les doubles réservations ?

Pour empêcher un client de prendre plusieurs rendez-vous actifs pour un même service, ouvrez la fiche du service et activez le toggle Ne pas permettre au client de prendre plusieurs rendez-vous pour un service dans la section Restrictions.

Pour limiter plus globalement le nombre de rendez-vous par client sur une journée ou une semaine, accédez à Flux de travail > Processus et configurez le Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour et/ou par semaine.

Comment limiter le nombre de rendez-vous par jour pour un service ?

1. Ouvrez la fiche du service et rendez-vous dans la section Restrictions.
2. Activez le toggle Configurer un nombre de rendez-vous maximum par jour.
3. Dans la liste Nombre de rendez-vous, choisissez une valeur de 1 à 10.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Toggle désactivé (valeur par défaut), aucune limite n'est appliquée. Ce réglage est distinct du Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour (Flux de travail > Processus), qui limite les réservations d'un même client.

Gestion des rendez-vous

Comment déplacer un rendez-vous ?

Pour déplacer un rendez-vous vers une autre date ou un autre horaire, utilisez la fonction Reprogrammer. Depuis le module Rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous dans le Calendrier ou retrouvez-le dans la vue Liste. Dans le panneau de détail, cliquez sur Reprogrammer, sélectionnez la nouvelle date sur le mini-calendrier, choisissez le nouveau créneau dans la liste déroulante, puis cliquez sur Reprogrammer pour valider.

Comment annuler un rendez-vous ?

Depuis le module Rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous dans le Calendrier ou retrouvez-le dans la vue Liste. Dans le panneau de détail, cliquez sur le bouton ... (menu d'actions supplémentaires), puis sur Annuler le RDV. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Cliquez sur Confirmer pour annuler définitivement le rendez-vous.

Comment transférer un rendez-vous à un autre collaborateur ?

Depuis le panneau de détail du rendez-vous (accessible en cliquant dessus dans le Calendrier), cliquez sur le bouton Réaffecter. Dans la fenêtre qui s'ouvre, recherchez le nouveau collaborateur par nom ou email, filtrez par équipe si besoin, sélectionnez-le via le bouton radio, puis cliquez sur Réaffecter pour valider.

Comment créer un rendez-vous manuellement ?

Depuis le module Rendez-vous (Calendrier ou Liste), cliquez sur le bouton + Nouveau rendez-vous (vue Liste) ou sur le bouton flottant + en bas à droite (toutes les sous-vues), puis sélectionnez Créer un rendez-vous. Vous pouvez également accéder à cette action depuis le tableau de bord via le lien Prendre un rendez-vous dans la section "Accès rapides".

Le panneau de création s'ouvre. Suivez les étapes : établissement, catégorie de service, service, collaborateur, créneau (ou créneau libre via le toggle "Passer en mode libre"), contact existant ou nouveau contact, informations complémentaires, puis récapitulatif et confirmation.

En mode libre, comment l’heure de fin est-elle calculée ?

Dès que vous saisissez la date et l’heure de début, la fin est préremplie avec la durée du service sélectionné. Si vous modifiez la fin à la main, cette durée devient la référence : si vous déplacez ensuite le début, la fin suit en la conservant. Saisir la fin en premier ne modifie jamais le début.

Comment retrouver l'historique d'un rendez-vous ?

Accédez au module Contacts dans le menu latéral et recherchez le contact concerné. Cliquez sur sa ligne pour ouvrir son panneau latéral, puis accédez à l'onglet Historique. Cet onglet affiche l'ensemble des événements liés au contact, dont ses rendez-vous.

Comment changer le service, le collaborateur ou le contact d'un rendez-vous sans l'annuler ?

1. Ouvrez le rendez-vous et cliquez sur Modifier.
2. Dans le bloc Contexte du rendez-vous, cliquez sur Éditer à côté du service, du collaborateur principal ou du contact principal, puis faites votre choix.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour le service, la fenêtre propose les services de l'établissement et leurs emplacements ; l'heure de fin est recalculée selon la durée du nouveau service. Si le collaborateur actuel ne propose pas ce service, un avertissement s'affiche sans bloquer la modification. Le changement est tracé dans l'historique du rendez-vous. Pour en savoir plus, consultez Consulter les détails d'un rendez-vous.

Pourquoi le statut « Terminé » n'est-il pas proposé pour un rendez-vous ?

Le statut Terminé n'est proposé qu'à partir de la date du rendez-vous : pour un rendez-vous à venir, il est masqué de la liste des statuts. Le statut Pas venu est de même réservé aux rendez-vous dont l'heure de début est passée.

Vous pouvez en revanche passer un rendez-vous au statut En cours si le client arrive en avance, et l'annuler directement depuis la liste des statuts avec Annulé.

Comment accepter ou refuser un rendez-vous en attente de validation ?

Lorsque la validation manuelle est activée (Flux de travail > Processus, section Validation des rendez-vous), les rendez-vous pris en ligne arrivent au statut En attente. Ouvrez le rendez-vous : les boutons Accepter et Refuser remplacent les actions rapides.

• Accepter confirme le rendez-vous.
• Refuser ouvre une fenêtre de confirmation avant le refus.

Ces boutons sont réservés aux utilisateurs dont le rôle dispose du droit Accepter ou refuser des rendez-vous (voir Gérer les droits d'accès et les rôles). Pour régler la validation, consultez Gérer le processus de réservation.

Notifications & Modèles

Comment envoyer une confirmation de rendez-vous ?

Les emails de confirmation sont envoyés automatiquement après chaque prise de rendez-vous, selon la configuration des notifications de votre établissement. Pour vérifier ou activer cet envoi, accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Contact, assurez-vous que l'interrupteur Courriel de la ligne Un rendez-vous est pris par le widget est activé.

Pour personnaliser le contenu de l'email de confirmation, accédez aux modèles d'email via Console > Modèles > Modèles d'email et modifiez le modèle Confirmation du rendez-vous.

Comment envoyer un email de rappel ?

Accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Rappels, activez l'interrupteur Courriel du premier rappel (ou du second rappel) et choisissez le délai d'envoi dans la liste déroulante (par exemple : 1 jour avant, 2 heures avant, la veille au soir, etc.). Cliquez sur Enregistrer.

Comment activer les rappels SMS ?

Accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Rappels, activez l'interrupteur SMS du premier et/ou du second rappel, puis choisissez le délai dans la liste déroulante. Cliquez sur Enregistrer.

Comment modifier le contenu des notifications ?

Accédez aux modèles de messages de votre établissement via Console > Modèles, puis choisissez le type (email, SMS ou ICS). Repérez le modèle à modifier dans la liste et cliquez sur son nom pour ouvrir l'éditeur. Apportez vos modifications, puis enregistrez.

Comment changer la langue des notifications ?

Deux paramètres de langue indépendants coexistent dans Agendize :

• Langue de l'interface de la console : chaque utilisateur peut choisir la langue d'affichage dans son propre profil. Cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Préférences, section Langue et région, et sélectionnez la langue souhaitée. Ce paramètre est individuel et n'affecte que votre propre interface.
• Langue des emails et SMS envoyés aux clients : la langue des notifications reçues par le client est liée à la langue sélectionnée lors de la prise de rendez-vous. Elle correspond au champ Langue de notification de la fiche du contact. Pour toute question complémentaire, contactez l'équipe support Agendize.

Mes clients ne reçoivent plus les SMS : comment recharger mon crédit SMS ?

L'envoi des SMS (confirmations, rappels, campagnes) consomme un crédit SMS prépayé. Lorsque ce crédit est épuisé, les SMS ne partent plus, même si les notifications SMS sont bien activées. Un e-mail d'alerte Crédit SMS restant faible est envoyé aux utilisateurs du compte disposant du droit de facturation avant l'épuisement du crédit.

Pour recharger votre crédit :

1. Demandez un devis à accounting@agendize.com en indiquant le compte concerné et le montant de crédit souhaité.
2. Retournez le devis validé (ou effectuez le règlement indiqué).
3. Le crédit est ajouté à votre compte dès réception : l'envoi des SMS reprend automatiquement.

Si votre compte est géré par un revendeur ou un référent interne, adressez-lui votre demande. Si votre crédit est positif et que les SMS ne partent toujours pas, vérifiez que la notification concernée est activée en SMS (Flux de travail > Notifications) et que le contact dispose d'un numéro de mobile valide.

Un collaborateur ou un client ne reçoit plus aucun e-mail d'Agendize : pourquoi ?

Lorsque les autres destinataires reçoivent bien les e-mails, le problème vient généralement de l'adresse concernée. Vérifiez dans l'ordre :

1. Les courriers indésirables (spam) et les règles de filtrage de la messagerie.
2. L'adresse e-mail renseignée sur la fiche du collaborateur ou du contact (faute de frappe, ancien domaine).
3. L'activation de la notification concernée dans Flux de travail > Notifications de l'établissement.
4. Un blocage chez notre prestataire d'envoi : si le destinataire s'est désinscrit, a signalé un de nos e-mails comme indésirable ou si des envois ont échoué, l'adresse est bloquée et ne reçoit plus rien (notifications, invitations, e-mails de synchronisation).

Dans ce dernier cas, seul le support peut débloquer l'adresse. Envoyez-nous l'adresse e-mail concernée et la date d'un envoi manquant : nous vérifions les journaux d'envoi et réactivons la réception.

Puis-je désactiver les notifications pour un seul service ?

Oui. Ouvrez la fiche du service et, dans la section Notifications en bas de la fiche, désactivez le switch Activer les notifications pour ce service, puis cliquez sur Enregistrer. Aucune notification (email, SMS, watchers) n'est alors envoyée pour les rendez-vous de ce service, par exemple pour un service interne ou des rendez-vous de test.

Les autres services conservent les notifications configurées dans Flux de travail > Notifications. Les automatisations continuent en revanche de s'exécuter pour ce service.

Comment ajouter dans une notification un lien vers le détail du rendez-vous ?

Dans l'éditeur d'un modèle email ou SMS (Console > Modèles), ouvrez la liste Sélectionnez un texte dynamique et choisissez, dans le groupe Rendez-vous :

• Url détails du rendez-vous : ouvre le rendez-vous dans la console ;
• Url détails du rendez-vous plein écran : affiche uniquement la fiche du rendez-vous, sans la navigation de la console.

Ce lien est utile dans les notifications envoyées au collaborateur : il accède au rendez-vous en un clic. La connexion à Agendize reste requise, et seuls les utilisateurs autorisés à voir ce rendez-vous peuvent l'ouvrir.

Formulaires de réservation

Comment ajouter des champs au formulaire de réservation ?

Accédez à votre établissement, puis allez dans Canaux > Champs du widget. Cliquez sur le formulaire à modifier (par défaut ou spécifique). Dans l'écran d'édition, naviguez vers la page 2 ou une page suivante. Cliquez sur + Ajouter un champ, choisissez le type de champ souhaité dans la liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment rendre un champ obligatoire ?

Accédez au formulaire concerné via Canaux > Champs du widget. Sur la page contenant le champ, cliquez sur l'icône crayon à droite du champ. Dans la fenêtre qui s'ouvre, activez la propriété Obligatoire, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment modifier les informations demandées au client ?

Accédez à votre établissement, puis à Canaux > Champs du widget. Ouvrez le formulaire à modifier. Vous pouvez :

• Modifier le libellé d'un champ en cliquant sur l'icône crayon et en changeant la propriété "Libellé".
• Masquer un champ en désactivant la propriété Visible lors de la prise de RDV en ligne.
• Supprimer un champ (pages 2 et suivantes uniquement) en cliquant sur l'icône croix.
• Réordonner les champs en les faisant glisser via l'icône de déplacement.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour valider vos modifications.

Comment limiter les indicatifs téléphoniques acceptés dans un formulaire ?

1. Ouvrez le formulaire concerné (Canaux > Champs du widget pour le formulaire de réservation).
2. Cliquez sur l'icône crayon du champ de type Téléphone.
3. Dans le paramètre Indicatifs supportés, sélectionnez le ou les indicatifs à accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Par défaut, tous les indicatifs sont acceptés. Une fois la liste restreinte, le champ ne propose que ces indicatifs et refuse les numéros qui n'y correspondent pas. Le même paramètre existe dans les formulaires des modules Formulaires et Événements.

Widget & Intégration

Comment partager mon lien de réservation ?

Depuis la liste des établissements, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne de votre établissement, puis sur Partager. Plusieurs options sont disponibles :

• Copier le lien du widget pour le partager directement.
• Envoyer par email à une ou plusieurs adresses.
• Envoyer par SMS à un numéro de téléphone.
• Générer un QR Code à imprimer ou diffuser.

Comment intégrer Agendize à mon site web ?

Depuis la liste des établissements, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne de votre établissement, puis sur Partager. Choisissez l'option Intégration iFrame et copiez le code HTML fourni. Collez ce code dans le code source de la page de votre site web où vous souhaitez afficher le widget de réservation.

Pourquoi le widget de prise de rendez-vous affiche « L’entreprise n’est pas configurée » ?

Ce message apparaît lorsque le widget ne trouve pas de configuration valide pour proposer des créneaux de rendez-vous. Vérifiez les points suivants :

1. Aucun service n'existe : votre établissement doit avoir au moins un service créé et visible. Allez dans votre établissement > Services et vérifiez qu'au moins un service est présent et que son toggle de visibilité est activé (bleu).
2. Aucun collaborateur n'existe : votre établissement doit avoir au moins un collaborateur. Allez dans votre établissement > Collaborateurs et vérifiez qu'au moins un collaborateur est présent.
3. Aucun collaborateur n'est associé au service : chaque service doit avoir au moins un collaborateur affecté. Ouvrez la fiche du service, section « Collaborateurs », et vérifiez qu'au moins un collaborateur est coché.
4. Aucun collaborateur actif : les collaborateurs associés au service doivent être actifs (non désactivés). Vérifiez dans la liste des collaborateurs que leur toggle d'activation est bien en position active.
5. Aucun horaire configuré : les collaborateurs associés au service doivent avoir des horaires de disponibilité définis. Ouvrez la fiche du collaborateur et vérifiez la section « Horaires ».

Pourquoi mon widget de prise de rendez-vous s'affiche dans une autre langue ?

Le widget s'affiche dans la langue du navigateur du visiteur, parmi les langues proposées par la plateforme (français, anglais, allemand, espagnol, italien, néerlandais et portugais). Les titres et noms de catégories sont traduits automatiquement ; les noms des services peuvent avoir un libellé propre à chaque langue.

• Pour imposer une langue, ajoutez le paramètre lang au lien du widget, par exemple &lang=fr (ou ?lang=fr si le lien ne contient pas encore de paramètre).
• La langue choisie lors de la prise de rendez-vous détermine la langue des notifications envoyées au client (champ Langue de notification de la fiche contact).
• Si une traduction automatique est inadaptée, transmettez au support le libellé concerné, la langue et la traduction souhaitée.

Liste complète des paramètres : Paramètres GET et JS du widget de prise de rendez-vous.

Puis-je rediriger le client vers mon site après sa prise de rendez-vous ?

Oui, avec le widget V3. Dans les paramètres du widget de l'établissement (ou de l'ensemble de vos établissements), activez le switch Rediriger le client suite à la prise de rendez-vous, puis renseignez le champ obligatoire Url de redirection et enregistrez.

Une fois son rendez-vous confirmé, le client est redirigé automatiquement vers cette adresse au bout de 5 secondes. Pensez à l'annoncer dans le message de remerciement. Si le widget est intégré en iFrame, la redirection s'effectue à l'intérieur de l'iFrame.

Comment choisir l'ordre d'affichage des services ?

Dans les paramètres du widget de l'établissement, section des services, choisissez un tri Alphabétique (A-Z ou Z-A) ou un ordre spécifique que vous définissez vous-même, puis enregistrez. Sans tri défini, les services et groupes de services sont affichés par ordre alphabétique.

Le même ordre s'applique au widget public et à la prise de rendez-vous depuis la console.

Comment retrouver les liens de prise de rendez-vous générés par plusieurs collaborateurs ?

Ouvrez la vue détaillée des liens depuis votre tableau de bord. Les filtres Établissement, Collaborateur et Service acceptent plusieurs valeurs à la fois : cochez par exemple les collaborateurs de votre équipe pour afficher tous leurs liens. Cliquez ensuite sur Exporter pour télécharger la liste filtrée.

Le fonctionnement complet est décrit dans Comment générer un lien de prise de rendez-vous.

Intégrations calendrier

Comment connecter Agendize à Google Calendar ?

Trois modes de connexion sont disponibles :

• Export simple (flux ICS) : accédez à la fiche du collaborateur, section Synchronisation. Cliquez sur Importer dans Google Agenda pour un import direct, ou copiez le Lien ICS pour l'importer manuellement.
• Synchronisation bidirectionnelle (niveau établissement) : doit d'abord être activée par un administrateur dans Flux de travail > Console (section "Synchronisation des calendriers", toggle "Activer la synchronisation bidirectionnelle", fournisseur Google activé). Une fois activée, chaque collaborateur peut connecter son compte Google depuis sa fiche.
• Connexion personnelle depuis le profil : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Intégrations, puis cliquez sur Se connecter dans la carte Google Calendar.

Comment synchroniser Agendize avec Outlook ?

Trois modes de connexion sont disponibles, comme pour Google Calendar :

• Export simple (flux ICS) : accédez à la fiche du collaborateur, section Synchronisation. Cliquez sur Importer dans Outlook pour un import direct via flux ICS.
• Synchronisation bidirectionnelle (niveau établissement) : un administrateur doit activer les fournisseurs Outlook ou Office365 dans Flux de travail > Console (section "Synchronisation des calendriers").
• Connexion personnelle depuis le profil : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Intégrations, puis cliquez sur Se connecter dans la carte Outlook.

La synchronisation avec Outlook ou Google d'un collaborateur ne fonctionne plus : comment la rétablir ?

Une synchronisation peut être interrompue après un changement de mot de passe de la messagerie, l'expiration d'une autorisation ou un changement de poste. L'état de la synchronisation de chaque collaborateur s'affiche dans la liste Collaborateurs de l'établissement.

1. Ouvrez la fiche du collaborateur (Paramétrage > Établissements > [votre établissement] > Collaborateurs).
2. Dans la section Synchronisation, cliquez sur Inviter à se synchroniser et enregistrez.
3. Le collaborateur ouvre l'e-mail reçu, clique sur le bouton, choisit Outlook ou Google et suit les étapes en acceptant la synchronisation dans les deux sens.
4. Vérifiez ensuite dans la liste des collaborateurs que la synchronisation apparaît comme active.

Un simple abonnement à un lien ICS n'est pas une synchronisation bidirectionnelle : les rendez-vous ajoutés dans Outlook ou Google ne bloquent alors pas les créneaux Agendize. Si l'e-mail d'invitation n'arrive pas, consultez la question sur les e-mails non reçus. Plus de détails : Gestion des collaborateurs.

Pourquoi mes rendez-vous en visioconférence ont un lien Jitsi au lieu d'un lien Teams ?

Le lien Teams est généré à partir de la synchronisation Outlook (Microsoft 365) du collaborateur. Si cette synchronisation n'est pas active au moment de la prise de rendez-vous, Agendize génère automatiquement un lien Jitsi à la place.

1. Vérifiez dans la liste des collaborateurs que la synchronisation Outlook du collaborateur est active.
2. Si elle est interrompue, rétablissez-la depuis sa fiche avec Inviter à se synchroniser.
3. Les rendez-vous pris après le rétablissement auront un lien Teams. Les rendez-vous déjà créés conservent leur lien Jitsi.

Côté collaborateur, le lien de visioconférence est un lien d'organisateur : il nécessite de se connecter à la console et s'ouvre depuis le détail du rendez-vous. Le client reçoit un lien invité qui ne demande pas de connexion. Pensez aussi à autoriser le micro et la caméra dans le navigateur.

Mes indisponibilités et rendez-vous personnels n'apparaissent pas dans le calendrier abonné au lien ICS : pourquoi ?

Par défaut, le lien ICS d'un collaborateur (fiche du collaborateur, section Synchronisation) ne contient que les rendez-vous pris dans Agendize. Pour y inclure aussi les créneaux réservés et les événements externes, ajoutez le paramètre externalAppointments=true à la fin du lien :

https://…/staff/…/….ics?externalAppointments=true

• Copiez le lien complet sans le modifier par ailleurs, puis abonnez-vous de nouveau à ce lien dans Outlook, Google Agenda ou votre téléphone.
• Les calendriers abonnés se rafraîchissent selon la fréquence de l'outil qui les lit (souvent plusieurs heures).

À l'inverse, pour que les événements d'un calendrier externe bloquent les créneaux dans Agendize, ajoutez-le dans la fiche du collaborateur via + Ajouter un calendrier externe.

Que se passe-t-il si la synchronisation du calendrier d'un collaborateur ne fonctionne plus ?

Vous pouvez fermer automatiquement la prise de rendez-vous en ligne d'un collaborateur dont la synchronisation de calendrier externe est défaillante. Ses créneaux ne sont alors plus proposés aux clients, ce qui évite de réserver des créneaux déjà occupés dans son calendrier externe.

1. Dans le menu latéral, cliquez sur Paramétrage, puis, dans la rubrique Flux de travail, sur Console.
2. Dans la section Synchronisation des calendriers, activez le switch Fermer automatiquement la prise de rendez-vous en ligne en cas de synchronisation défaillante (désactivé par défaut).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Dès que la synchronisation est rétablie, le collaborateur est rouvert automatiquement. Ses rendez-vous déjà pris sont conservés, et la prise de rendez-vous depuis la console en mode libre reste possible.

Pour repérer une synchronisation en panne, consultez la colonne État de la synchronisation de la liste des collaborateurs de l'établissement : Synchronisé, En erreur ou Non synchronisé. Cette colonne s'affiche dès qu'au moins une synchronisation de calendrier est autorisée pour l'établissement. Pour un collaborateur en erreur, vous pouvez lui renvoyer une invitation avec le bouton Inviter à se synchroniser de sa fiche (voir Gestion des collaborateurs).

Rapports & Exports

Comment exporter la liste des rendez-vous ?

Accédez au menu Rapports dans la barre de navigation, puis cliquez sur l'onglet Extraction générique. Cochez les champs à inclure dans votre export, définissez la période (maximum 3 mois) et sélectionnez les établissements si nécessaire. Cliquez sur Exporter les données. Une notification apparaît dans la barre supérieure (icône cloche) dès que le fichier CSV est prêt à être téléchargé.

Comment consulter les statistiques de prise de RDV ?

Accédez au menu Rapports. L'onglet Rapport s'ouvre automatiquement et affiche les statistiques des 30 derniers jours. Cliquez sur Filtrer pour affiner la période, les établissements ou les collaborateurs. Les graphiques et indicateurs se mettent à jour en temps réel.

Comment voir les rendez-vous par collaborateur ?

Dans le module Rapports (onglet Rapport), cliquez sur Filtrer et sélectionnez le ou les collaborateurs souhaités dans le filtre Collaborateurs. Les graphiques se mettent à jour pour n'afficher que les données de ces collaborateurs. Le graphique Répartition par collaborateur montre également la part de rendez-vous de chaque collaborateur pour la période filtrée.

Comment empêcher certains utilisateurs d'exporter le calendrier ?

Le droit Exporter les calendriers est configurable par rôle dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Rôles. Ouvrez l'onglet du rôle concerné (Administrateur, Planificateur ou Lecteur), désactivez ce droit, puis cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs ayant ce rôle ne voient plus l'option Exporter du menu ... du calendrier, et l'export n'est pas non plus possible par API. Le droit est activé par défaut sur les trois rôles. Voir Gérer les droits d'accès et les rôles.

Paramètres

Comment modifier le fuseau horaire ?

Deux fuseaux horaires indépendants peuvent être configurés :

• Fuseau horaire de l'établissement (affecte les créneaux proposés aux clients) : accédez à la fiche de votre établissement. Dans la section Horaires de l'établissement, modifiez le champ Fuseau horaire principal. Cliquez sur Enregistrer.
• Fuseau horaire personnel (affecte uniquement l'affichage dans votre console) : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Préférences, section Langue et région, et modifiez la Zone horaire. Ce paramètre est individuel.

Comment changer les coordonnées de l'établissement ?

Accédez à la fiche de votre établissement. Dans la section Coordonnées, modifiez l'adresse email et/ou le numéro de téléphone. Dans la section Adresse de l'établissement, mettez à jour l'adresse physique. Cliquez sur Enregistrer pour valider.

Comment activer la visioconférence ?

La visioconférence est disponible comme emplacement de rendez-vous pour chaque service. Pour l'activer sur un service, accédez à la fiche du service, dans la section Informations générales, cochez la case En visioconférence dans le champ Emplacements. Cliquez sur Enregistrer.

Votre client pourra alors choisir ce mode de rendez-vous lors de sa prise de RDV en ligne.

Puis-je afficher un texte de consentement différent quand un collaborateur prend rendez-vous à la place du client ?

Oui. Dans Paramétrage, section Compte, ouvrez Politique de données. Le consentement RGPD et le consentement marketing se saisissent chacun dans deux champs : Pour le widget public et Pour la console. Le texte « Pour la console » s'affiche lorsqu'un membre de votre équipe prend le rendez-vous à la place du client.

Le détail est décrit dans Gérer la politique de données personnelles.

Puis-je inviter un utilisateur sans qu'il reçoive d'email ?

Oui. Dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès, ouvrez l'écran Inviter un utilisateur. Sous le champ Adresse email, désactivez le toggle Envoyer une notification à l'utilisateur (activé par défaut) avant de valider.

Le même toggle s'applique lorsque vous modifiez les droits d'un utilisateur existant. Pour en savoir plus, consultez Gérer les droits d'accès et les rôles.