FAQ — Questions générales sur Agendize

Modifié le Jeu, 26 Mars à 5:26 H

Cet article regroupe les réponses aux questions les plus fréquentes sur la configuration et l'utilisation de la plateforme Agendize.

Services

Comment modifier la durée d'un service ?

Accédez à votre établissement dans le menu latéral, puis allez dans Services. Cliquez sur le nom du service à modifier. Dans la section Informations générales, modifiez le champ Durée (en minutes), puis cliquez sur Enregistrer.

Comment ajouter un nouveau service ?

Accédez à votre établissement, puis dans Services, cliquez sur + Nouveau service. Saisissez le nom du service, sa durée, sa visibilité et sa capacité, puis cliquez sur Valider. Vous pouvez ensuite ouvrir sa fiche pour compléter tous les autres paramètres (description, collaborateurs, horaires, restrictions, etc.).

Comment désactiver un service temporairement ?

Dans le tableau des services (onglet Services de votre établissement), repérez le service dans la liste. Dans la colonne Visibilité, basculez le toggle sur la position désactivée (grisée). Le service n'est alors plus visible ni accessible nulle part. Pour le réactiver, rebasculez le toggle en position active (bleu).

Comment supprimer un service ?

Depuis le tableau des services, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne du service à supprimer, puis sur Supprimer. Une fenêtre vous demande de saisir un code de confirmation. Vous pouvez aussi accéder à la fiche du service et utiliser la section Zone de danger en bas de page.

Important : La suppression est irréversible et entraîne la suppression de l'ensemble des données associées.

Comment ajouter des temps de préparation et de suivi ?

Accédez à la fiche du service. Dans la section Informations générales, activez le toggle Inclure des temps de préparation et de suivi de rendez-vous. Deux champs apparaissent : Temps de préparation (avant le rendez-vous) et Temps de suivi (après le rendez-vous), à saisir en minutes. Ces temps bloquent le calendrier du collaborateur mais ne sont pas visibles par vos clients.

Collaborateurs & Équipes

Comment ajouter un collaborateur ?

Accédez à votre établissement, puis allez dans Collaborateurs. Cliquez sur + Nouveau collaborateur. Saisissez le nom (obligatoire), le prénom et l'email, puis cliquez sur Valider. Le collaborateur est créé. Ouvrez ensuite sa fiche pour lui affecter des services, configurer ses horaires et ses droits d'accès.

Comment désactiver ou supprimer un collaborateur ?

Désactiver : dans le tableau des collaborateurs, basculez le toggle de la colonne Actif sur la position désactivée. Le collaborateur n'est plus proposé dans le widget mais reste visible et configurable.

Supprimer : cliquez sur l'icône ... en bout de ligne, puis sur Supprimer. Une confirmation avec saisie d'un code est demandée. Vous pouvez aussi effectuer la suppression depuis la Zone de danger en bas de la fiche du collaborateur.

Important : La suppression est irréversible.

Comment attribuer un service à un collaborateur ?

Vous pouvez le faire de deux façons :

Depuis la fiche du collaborateur : dans la section Services, cliquez sur + Ajouter un service et sélectionnez le ou les services souhaités.
Depuis la fiche du service : dans la section Collaborateurs, cliquez sur + Ajouter un collaborateur et sélectionnez le collaborateur.

Les deux méthodes donnent le même résultat.

Comment gérer une absence de collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Indisponibilités, sous la partie Manuelle, cliquez sur + Ajouter et saisissez la date de début et la date de fin. Aucun rendez-vous ne lui sera proposé pendant cette période. Cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Si le collaborateur dispose d'un calendrier externe (Google Agenda, Outlook, etc.) reflétant ses absences, ajoutez-le dans la section Automatique via + Ajouter un calendrier externe. Les événements de ce calendrier seront automatiquement interprétés comme des indisponibilités.

Horaires & Disponibilités

Comment modifier les horaires d'ouverture ?

Accédez à la fiche de votre établissement (menu Établissements, puis cliquez sur votre établissement). Dans la section Horaires de l'établissement, ajoutez, modifiez ou supprimez des plages horaires pour chaque jour de la semaine. Cliquez sur Enregistrer pour valider. Pour appliquer ces horaires à tous vos collaborateurs, cliquez sur Appliquer les horaires aux collaborateurs.

Comment bloquer des créneaux pour un collaborateur ?

Pour bloquer des créneaux sur une période donnée (absence, congés, etc.), accédez à la fiche du collaborateur, puis descendez jusqu'à la section Indisponibilités. Cliquez sur + Ajouter et saisissez la date de début et la date de fin. Cliquez sur Enregistrer.

Comment ouvrir des créneaux pour un collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Horaires récurrents, configurez les plages horaires jour par jour (heure de début, heure de fin). Pour ouvrir des créneaux sur une période précise, utilisez la section Horaires spécifiques et ajoutez une période avec les plages souhaitées. Ces horaires spécifiques ont la priorité sur les horaires récurrents pendant la période définie.

Comment modifier les disponibilités d'un collaborateur ?

Accédez à la fiche du collaborateur. Dans la section Horaires récurrents, modifiez les plages horaires par jour de la semaine. Si le collaborateur hérite des horaires d'une équipe, sélectionnez Aucune dans le menu déroulant Utiliser les horaires de travail de l'équipe pour revenir à des horaires individuels modifiables. Pour des disponibilités sur une période exceptionnelle, utilisez la section Horaires spécifiques.

Comment limiter les réservations sur certains horaires ?

Vous pouvez restreindre la disponibilité d'un collaborateur en configurant ses horaires récurrents ou en définissant des horaires spécifiques par service dans chaque plage horaire.

Pour restreindre les créneaux d'un service à certaines plages, ouvrez la fiche du service, activez le toggle Appliquer des horaires spécifiques au service dans la section Horaires, puis configurez les plages autorisées.

Comment ajouter une pause dans le planning ?

Pour bloquer un créneau dans la journée d'un collaborateur (pause déjeuner, réunion interne, etc.), utilisez la vue Planification du module Rendez-vous. Cliquez sur la cellule du collaborateur pour le jour souhaité, puis dans le panneau "Modifier la plage d'ouverture", ajustez les plages horaires pour exclure la période de pause. Par exemple, au lieu d'une plage 09:00 → 18:00, créez deux plages : 09:00 → 12:00 et 13:30 → 18:00.

Vous pouvez également supprimer une plage existante et en ajouter une nouvelle via le bouton +.

Comment fermer les réservations sur un jour précis ?

Pour fermer les réservations d'un établissement sur une journée précise, accédez à la fiche de l'établissement, descendez jusqu'à la section Indisponibilités et cliquez sur + Ajouter. Saisissez la date du jour concerné à la fois comme date de début et date de fin. Cliquez sur Enregistrer.

Pour fermer les réservations d'un collaborateur spécifique sur une journée, procédez de la même façon depuis la section Indisponibilités de sa fiche.

Comment ouvrir exceptionnellement des créneaux supplémentaires ?

Pour un collaborateur, accédez à sa fiche, puis dans la section Horaires spécifiques, cliquez sur + Ajouter une période spécifique. Définissez un nom, une date de début, une date de fin et les plages horaires à ouvrir. Ces horaires spécifiques remplacent les horaires récurrents pendant la période définie.

Pour un service, la même logique s'applique via la section Horaires de la fiche du service (toggle Appliquer des horaires spécifiques au service activé).

Comment gérer les jours fériés ?

Agendize ne gère pas automatiquement les jours fériés. Pour fermer les réservations pendant un jour férié, ajoutez une indisponibilité manuelle sur cette date. Accédez à la fiche de votre établissement, section Indisponibilités, cliquez sur + Ajouter et saisissez la même date en début et en fin.

Conseil : Si vos collaborateurs disposent d'un calendrier externe contenant les jours fériés, connectez-le dans la section Automatique de leurs indisponibilités. Les événements seront automatiquement interprétés comme des périodes de fermeture.

Règles de réservation

Comment modifier le délai minimum de réservation ?

Accédez au paramétrage Flux de travail > Processus de votre établissement. Dans la section Restrictions à la prise de rendez-vous, repérez le champ Délai minimum dans la zone Fenêtre de réservation. Définissez la valeur et l'unité souhaitées (minutes, heures, jours, semaines, mois), puis cliquez sur Enregistrer.

Pour appliquer ce délai à un service spécifique uniquement, ouvrez la fiche du service, activez le toggle Configurer un intervalle de prise de rendez-vous spécifique dans la section Restrictions, et définissez l'intervalle minimum.

Comment limiter les réservations de dernière minute ?

C'est le délai minimum de réservation qui permet de contrôler ce délai. Accédez à Flux de travail > Processus de votre établissement. Dans la section Restrictions à la prise de rendez-vous, définissez le Délai minimum de la fenêtre de réservation. Par exemple, si vous saisissez "6 heures", aucun client ne peut réserver un créneau dans les 6 prochaines heures.

Conseil : Pour que les nuits et week-ends ne soient pas comptés dans ce délai, activez le toggle Prendre en compte les fermetures de l'établissement.

Comment définir un délai d'annulation ?

Accédez à la fiche du service concerné, activez le toggle Configurer un délai maximum d'annulation dans la section Restrictions, et saisissez le nombre d'heures souhaité. Au-delà de ce délai avant le rendez-vous, le client ne voit plus le bouton d'annulation.

Comment empêcher les doubles réservations ?

Pour empêcher un client de prendre plusieurs rendez-vous actifs pour un même service, ouvrez la fiche du service et activez le toggle Ne pas permettre au client de prendre plusieurs rendez-vous pour un service dans la section Restrictions.

Pour limiter plus globalement le nombre de rendez-vous par client sur une journée ou une semaine, accédez à Flux de travail > Processus et configurez le Nombre maximum de rendez-vous par client et par jour et/ou par semaine.

Gestion des rendez-vous

Comment déplacer un rendez-vous ?

Pour déplacer un rendez-vous vers une autre date ou un autre horaire, utilisez la fonction Reprogrammer. Depuis le module Rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous dans le Calendrier ou retrouvez-le dans la vue Liste. Dans le panneau de détail, cliquez sur Reprogrammer, sélectionnez la nouvelle date sur le mini-calendrier, choisissez le nouveau créneau dans la liste déroulante, puis cliquez sur Reprogrammer pour valider.

Conseil : Pour modifier plus finement le rendez-vous (heure de début, heure de fin, etc.), utilisez plutôt le bouton Modifier (icône crayon) dans le panneau de détail.

Comment annuler un rendez-vous ?

Depuis le module Rendez-vous, cliquez sur le rendez-vous dans le Calendrier ou retrouvez-le dans la vue Liste. Dans le panneau de détail, cliquez sur le bouton ... (menu d'actions supplémentaires), puis sur Annuler le RDV. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Cliquez sur Confirmer pour annuler définitivement le rendez-vous.

Important : L'annulation est irréversible.

Comment transférer un rendez-vous à un autre collaborateur ?

Depuis le panneau de détail du rendez-vous (accessible en cliquant dessus dans le Calendrier), cliquez sur le bouton Réaffecter. Dans la fenêtre qui s'ouvre, recherchez le nouveau collaborateur par nom ou email, filtrez par équipe si besoin, sélectionnez-le via le bouton radio, puis cliquez sur Réaffecter pour valider.

Comment créer un rendez-vous manuellement ?

Depuis le module Rendez-vous (Calendrier ou Liste), cliquez sur le bouton + Nouveau rendez-vous (vue Liste) ou sur le bouton flottant + en bas à droite (toutes les sous-vues), puis sélectionnez Créer un rendez-vous. Vous pouvez également accéder à cette action depuis le tableau de bord via le lien Prendre un rendez-vous dans la section "Accès rapides".

Le panneau de création s'ouvre. Suivez les étapes : établissement, catégorie de service, service, collaborateur, créneau (ou créneau libre via le toggle "Passer en mode libre"), contact existant ou nouveau contact, informations complémentaires, puis récapitulatif et confirmation.

Comment retrouver l'historique d'un rendez-vous ?

Accédez au module Contacts dans le menu latéral et recherchez le contact concerné. Cliquez sur sa ligne pour ouvrir son panneau latéral, puis accédez à l'onglet Historique. Cet onglet affiche l'ensemble des événements liés au contact, dont ses rendez-vous.

Notifications & Modèles

Comment envoyer une confirmation de rendez-vous ?

Les emails de confirmation sont envoyés automatiquement après chaque prise de rendez-vous, selon la configuration des notifications de votre établissement. Pour vérifier ou activer cet envoi, accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Contact, assurez-vous que l'interrupteur Courriel de la ligne Un rendez-vous est pris par le widget est activé.

Pour personnaliser le contenu de l'email de confirmation, accédez aux modèles d'email via Console > Modèles > Modèles d'email et modifiez le modèle Confirmation du rendez-vous.

Comment envoyer un email de rappel ?

Accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Rappels, activez l'interrupteur Courriel du premier rappel (ou du second rappel) et choisissez le délai d'envoi dans la liste déroulante (par exemple : 1 jour avant, 2 heures avant, la veille au soir, etc.). Cliquez sur Enregistrer.

Comment activer les rappels SMS ?

Accédez à Flux de travail > Notifications. Dans la section Rappels, activez l'interrupteur SMS du premier et/ou du second rappel, puis choisissez le délai dans la liste déroulante. Cliquez sur Enregistrer.

Comment modifier le contenu des notifications ?

Accédez aux modèles de messages de votre établissement via Console > Modèles, puis choisissez le type (email, SMS ou ICS). Repérez le modèle à modifier dans la liste et cliquez sur son nom pour ouvrir l'éditeur. Apportez vos modifications, puis enregistrez.

Conseil : Les modèles que vous avez personnalisés sont signalés par une icône de réinitialisation à leur droite. Vous pouvez revenir à la version d'origine à tout moment en cliquant sur cette icône.

Comment changer la langue des notifications ?

Deux paramètres de langue indépendants coexistent dans Agendize :

Langue de l'interface de la console : chaque utilisateur peut choisir la langue d'affichage dans son propre profil. Cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Préférences, section Langue et région, et sélectionnez la langue souhaitée. Ce paramètre est individuel et n'affecte que votre propre interface.
Langue des emails et SMS envoyés aux clients : la langue des notifications reçues par le client est liée à la langue sélectionnée lors de la prise de rendez-vous. Pour toute question complémentaire, contactez l'équipe support Agendize.

Formulaires de réservation

Comment ajouter des champs au formulaire de réservation ?

Accédez à votre établissement, puis allez dans Canaux > Champs du widget. Cliquez sur le formulaire à modifier (par défaut ou spécifique). Dans l'écran d'édition, naviguez vers la page 2 ou une page suivante. Cliquez sur + Ajouter un champ, choisissez le type de champ souhaité dans la liste, puis cliquez sur Enregistrer.

Attention : La page 1 contient les 4 champs permanents (Prénom, Nom, Courriel, Téléphone) et ne peut pas recevoir de champs supplémentaires.

Comment rendre un champ obligatoire ?

Accédez au formulaire concerné via Canaux > Champs du widget. Sur la page contenant le champ, cliquez sur l'icône crayon à droite du champ. Dans la fenêtre qui s'ouvre, activez la propriété Obligatoire, puis cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Tous les champs sont obligatoires par défaut. Désactivez la propriété "Obligatoire" pour les rendre facultatifs.

Comment modifier les informations demandées au client ?

Accédez à votre établissement, puis à Canaux > Champs du widget. Ouvrez le formulaire à modifier. Vous pouvez :

Modifier le libellé d'un champ en cliquant sur l'icône crayon et en changeant la propriété "Libellé".
Masquer un champ en désactivant la propriété Visible lors de la prise de RDV en ligne.
Supprimer un champ (pages 2 et suivantes uniquement) en cliquant sur l'icône croix.
Réordonner les champs en les faisant glisser via l'icône de déplacement.

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour valider vos modifications.

Widget & Intégration

Comment partager mon lien de réservation ?

Depuis la liste des établissements, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne de votre établissement, puis sur Partager. Plusieurs options sont disponibles :

Copier le lien du widget pour le partager directement.
Envoyer par email à une ou plusieurs adresses.
Envoyer par SMS à un numéro de téléphone.
Générer un QR Code à imprimer ou diffuser.

Comment intégrer Agendize à mon site web ?

Depuis la liste des établissements, cliquez sur l'icône ... en bout de ligne de votre établissement, puis sur Partager. Choisissez l'option Intégration iFrame et copiez le code HTML fourni. Collez ce code dans le code source de la page de votre site web où vous souhaitez afficher le widget de réservation.

Pourquoi le widget de prise de rendez-vous affiche « L’entreprise n’est pas configurée » ?

Ce message apparaît lorsque le widget ne trouve pas de configuration valide pour proposer des créneaux de rendez-vous. Vérifiez les points suivants :

Aucun service n'existe : votre établissement doit avoir au moins un service créé et visible. Allez dans votre établissement > Services et vérifiez qu'au moins un service est présent et que son toggle de visibilité est activé (bleu).
Aucun collaborateur n'existe : votre établissement doit avoir au moins un collaborateur. Allez dans votre établissement > Collaborateurs et vérifiez qu'au moins un collaborateur est présent.
Aucun collaborateur n'est associé au service : chaque service doit avoir au moins un collaborateur affecté. Ouvrez la fiche du service, section « Collaborateurs », et vérifiez qu'au moins un collaborateur est coché.
Aucun collaborateur actif : les collaborateurs associés au service doivent être actifs (non désactivés). Vérifiez dans la liste des collaborateurs que leur toggle d'activation est bien en position active.
Aucun horaire configuré : les collaborateurs associés au service doivent avoir des horaires de disponibilité définis. Ouvrez la fiche du collaborateur et vérifiez la section « Horaires ».

En résumé : pour que le widget fonctionne, il faut au minimum un service visible, avec au moins un collaborateur actif associé, qui a des horaires de disponibilité configurés.

Intégrations calendrier

Comment connecter Agendize à Google Calendar ?

Trois modes de connexion sont disponibles :

Export simple (flux ICS) : accédez à la fiche du collaborateur, section Synchronisation. Cliquez sur Importer dans Google Agenda pour un import direct, ou copiez le Lien ICS pour l'importer manuellement.
Synchronisation bidirectionnelle (niveau établissement) : doit d'abord être activée par un administrateur dans Flux de travail > Console (section "Synchronisation des calendriers", toggle "Activer la synchronisation bidirectionnelle", fournisseur Google activé). Une fois activée, chaque collaborateur peut connecter son compte Google depuis sa fiche.
Connexion personnelle depuis le profil : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Intégrations, puis cliquez sur Se connecter dans la carte Google Calendar.

Comment synchroniser Agendize avec Outlook ?

Trois modes de connexion sont disponibles, comme pour Google Calendar :

Export simple (flux ICS) : accédez à la fiche du collaborateur, section Synchronisation. Cliquez sur Importer dans Outlook pour un import direct via flux ICS.
Synchronisation bidirectionnelle (niveau établissement) : un administrateur doit activer les fournisseurs Outlook ou Office365 dans Flux de travail > Console (section "Synchronisation des calendriers").
Connexion personnelle depuis le profil : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Intégrations, puis cliquez sur Se connecter dans la carte Outlook.

Rapports & Exports

Comment exporter la liste des rendez-vous ?

Accédez au menu Rapports dans la barre de navigation, puis cliquez sur l'onglet Extraction générique. Cochez les champs à inclure dans votre export, définissez la période (maximum 3 mois) et sélectionnez les établissements si nécessaire. Cliquez sur Exporter les données. Une notification apparaît dans la barre supérieure (icône cloche) dès que le fichier CSV est prêt à être téléchargé.

Comment consulter les statistiques de prise de RDV ?

Accédez au menu Rapports. L'onglet Rapport s'ouvre automatiquement et affiche les statistiques des 30 derniers jours. Cliquez sur Filtrer pour affiner la période, les établissements ou les collaborateurs. Les graphiques et indicateurs se mettent à jour en temps réel.

Comment voir les rendez-vous par collaborateur ?

Dans le module Rapports (onglet Rapport), cliquez sur Filtrer et sélectionnez le ou les collaborateurs souhaités dans le filtre Collaborateurs. Les graphiques se mettent à jour pour n'afficher que les données de ces collaborateurs. Le graphique Répartition par collaborateur montre également la part de rendez-vous de chaque collaborateur pour la période filtrée.

Paramètres

Comment modifier le fuseau horaire ?

Deux fuseaux horaires indépendants peuvent être configurés :

Fuseau horaire de l'établissement (affecte les créneaux proposés aux clients) : accédez à la fiche de votre établissement. Dans la section Horaires de l'établissement, modifiez le champ Fuseau horaire principal. Cliquez sur Enregistrer.
Fuseau horaire personnel (affecte uniquement l'affichage dans votre console) : cliquez sur votre avatar (initiales) en haut à droite, accédez à l'onglet Préférences, section Langue et région, et modifiez la Zone horaire. Ce paramètre est individuel.

Comment changer les coordonnées de l'établissement ?

Accédez à la fiche de votre établissement. Dans la section Coordonnées, modifiez l'adresse email et/ou le numéro de téléphone. Dans la section Adresse de l'établissement, mettez à jour l'adresse physique. Cliquez sur Enregistrer pour valider.

Comment activer la visioconférence ?

La visioconférence est disponible comme emplacement de rendez-vous pour chaque service. Pour l'activer sur un service, accédez à la fiche du service, dans la section Informations générales, cochez la case En visioconférence dans le champ Emplacements. Cliquez sur Enregistrer.

Votre client pourra alors choisir ce mode de rendez-vous lors de sa prise de RDV en ligne.