FAQ — Politique de données

Foire aux questions relative à la configuration de la politique de gestion des données personnelles dans Agendize.

Où trouver cet écran ? Menu latéral > Paramétrage > section Compte > Politique de données
Droit requis : « Accéder à la gestion de la confidentialité des données du compte » (droit global).

Sur cette page

• Accès et droits
• Consentement sur les données personnelles (RGPD)
• Traitement automatique et délai de conservation
• Consentement marketing
• Gestion des contacts (création et import)
• Enregistrement des modifications

Accès et droits

Qui peut accéder à l'écran « Politique de données » ?

Seuls les utilisateurs disposant du droit global « Accéder à la gestion de la confidentialité des données du compte » peuvent accéder à cet écran. Ce droit se configure dans Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès.

Peut-on configurer la politique de données au niveau d'un établissement spécifique ?

Non. La politique de données se configure uniquement au niveau global du compte. Les paramètres s'appliquent à l'ensemble des établissements et il n'existe pas de configuration par établissement pour cet écran.

Consentement sur les données personnelles (RGPD)

À quoi sert le toggle « Activer le consentement sur la collecte des données personnelles » ?

Ce toggle contrôle l'affichage de la case de consentement RGPD dans le widget de prise de rendez-vous en ligne. Lorsqu'il est activé (valeur par défaut), vos usagers voient un texte de consentement lors de leur réservation. Lorsqu'il est désactivé, aucune information de consentement RGPD n'est affichée dans le widget et le traitement automatique des données (anonymisation ou suppression) ne s'applique pas.

Quelle est la différence entre « afficher une case à cocher » et « mode informatif » ?

Lorsque le toggle « Demander le consentement via une case à cocher » est activé (valeur par défaut), l'usager doit cocher explicitement une case avant de pouvoir valider sa réservation — le bouton « Suivant » reste grisé tant que la case n'est pas cochée.

Lorsque ce toggle est désactivé, le texte de consentement s'affiche à titre informatif uniquement, sans case à cocher.

Pour une conformité RGPD optimale, nous conseillons de laisser la case à cocher activée afin d'obtenir un consentement explicite.

Comment personnaliser le texte de consentement RGPD affiché dans le widget ?

Dans la section Données personnelles, utilisez le sélecteur de langue (icône globe) pour choisir la langue souhaitée, puis modifiez le champ « Texte du consentement ». Ce champ est obligatoire. Le texte doit être saisi séparément dans chaque langue : Français, Anglais, Allemand, Espagnol, Portugais, Italien, Néerlandais. Cliquez sur « Enregistrer » pour valider.

Qu'est-ce que le texte dynamique {duration} et comment l'utiliser ?

Le placeholder {duration} est automatiquement remplacé par la durée de conservation que vous avez choisie. Par exemple, si vous avez sélectionné « 1 mois », {duration} sera remplacé par « pendant 1 mois » dans le widget. Si ce placeholder est absent du texte, aucune durée n'est mentionnée.

Comment réinitialiser le texte de consentement à sa valeur d'origine ?

Cliquez sur le bouton « Réinitialiser le consentement » sous le champ de texte. Le texte revient à sa valeur par défaut pour la langue actuellement sélectionnée. La modification prend effet après avoir cliqué sur « Enregistrer ».

Texte par défaut (français) : « Oui, j'accepte que les données personnelles collectées soient conservées {duration} dans le cadre de la mise en relation avec l'entreprise pour accéder aux prestations qu'elle fournit. »

Traitement automatique et délai de conservation

Que se passe-t-il automatiquement après l'expiration du délai de conservation ?

Lorsque le délai de conservation configuré est dépassé depuis la dernière interaction d'un contact (rendez-vous, appel, formulaire, etc.), Agendize exécute automatiquement le traitement que vous avez configuré :

• Anonymiser les données du contact (par défaut) : les données personnelles sont anonymisées. Les interactions sont conservées, mais les données personnelles associées sont supprimées.
• Supprimer les données du contact et ses interactions : le contact et l'ensemble de ses interactions sont supprimés définitivement.

Ce traitement ne s'applique que si le consentement sur les données personnelles est activé.

Quelle est la différence entre « anonymiser » et « supprimer » un contact ?

L'anonymisation est recommandée si vous souhaitez conserver vos statistiques d'activité sans conserver de données personnelles identifiantes.

Comment est calculée la « date de dernier engagement » d'un contact ?

Elle correspond à la dernière interaction enregistrée entre le contact et votre entreprise dans Agendize (rendez-vous, appel, formulaire, etc.). Le compteur est remis à zéro à chaque nouvelle interaction.

Quelles sont les durées de conservation disponibles ?

Durées disponibles : 7 jours, 1 mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois, 9 mois, 1 an, 13 mois, 18 mois, 2 ans, 3 ans, 4 ans, 5 ans, 10 ans. Valeur par défaut : 10 ans.

Qu'est-ce que le « texte légal recommandé » affiché en bas de la section Données personnelles ?

Il s'agit d'un bloc informatif non modifiable fourni par Agendize, à inclure dans vos mentions légales ou politique de confidentialité. Ce texte décrit la façon dont Agendize traite les données collectées. Il est présent à titre indicatif uniquement et ne s'affiche pas dans le widget usager.

Consentement marketing

À quoi sert la section « Consentement marketing » ?

Cette section vous permet d'afficher, dans votre widget de prise de rendez-vous, une case permettant à vos usagers de consentir à recevoir des communications marketing de votre part (offres, actualités, etc.). Contrairement au consentement RGPD, le consentement marketing est toujours optionnel — il ne bloque jamais la prise de rendez-vous.

Comment personnaliser le texte du consentement marketing ?

Activez le toggle, sélectionnez une langue, modifiez le champ « Texte du consentement » (obligatoire), puis cliquez sur « Enregistrer ». Le bouton « Réinitialiser le consentement » permet de revenir au texte par défaut pour la langue sélectionnée.

Texte par défaut (français) : « Oui, j'accepte que les données personnelles soient collectées et conservées pour que l'entreprise puisse m'adresser des offres promotionnelles et des communications sur ses activités »

Le consentement marketing utilise-t-il le même délai de conservation que les données personnelles ?

Non. Le délai de conservation et la nature du traitement automatique sont configurés dans la section Données personnelles et s'appliquent aux données du contact dans leur ensemble. La section « Consentement marketing » concerne uniquement le texte affiché à l'usager — elle ne dispose pas de paramètres de conservation propres.

Gestion des contacts (création et import)

Comment empêcher les membres du personnel de créer des contacts manuellement ?

Dans la section Contacts, désactivez le toggle « Autoriser les membres du personnel à créer des nouveaux contacts ». Une fois enregistré, le bouton de création de contact dans le CRM est grisé (visible mais non cliquable) pour les membres du personnel qui n'ont pas les droits d'administration du compte.

Comment empêcher l'import de contacts en masse ou via l'API ?

Désactivez le toggle « Autoriser les membres du personnel à importer des contacts (liste et API) ». Une fois enregistré, le bouton d'import dans le CRM est grisé pour les membres du personnel concernés.

Peut-on autoriser la création manuelle tout en interdisant l'import (ou vice-versa) ?

Oui. Les deux toggles de la section « Contacts » sont totalement indépendants. Vous pouvez activer ou désactiver chacun séparément selon vos besoins.

Enregistrement des modifications

Mes modifications sont-elles sauvegardées automatiquement ?

Non. Vous devez cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas de page pour valider l'ensemble de vos modifications. Si vous quittez la page sans enregistrer, un message vous demandera si vous souhaitez sauvegarder vos changements. Cliquez sur « Annuler » pour ignorer les modifications et revenir aux dernières valeurs enregistrées.