Gestion du processus de prise de rendez-vous

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Processus – Vue d’ensemble

Cette page regroupe les règles métier de prise de rendez-vous : mode de réservation, répartition de charge, restrictions, validation et options avancées.

Mode de prise de RDV en ligne

• Service : le client choisit d’abord le service, puis un créneau proposé par la plateforme.
• Service + Équipier : le client choisit le service puis un équipier précis.
• Équipier + Service : le client sélectionne d’abord l’équipier, puis le service.

Répartition de la charge de travail

• Répartition intelligente (recommandé) : propose automatiquement l’équipier le plus pertinent selon l’historique de charge.
• Historique de la charge de travail : période de référence utilisée par l’algorithme (ex. : Depuis toujours).
• Répartition équitable : équilibre strictement les affectations entre équipiers.

Restrictions à la prise de RDV

Qui peut réserver ?

• Tous : ouvert à tous les visiteurs.
• Clients existants : réservé aux contacts déjà connus.
• Correspondance avec les informations personnelles du client : vérifie une concordance (ex. email/téléphone).
• Aucun : réservation non autorisée (mode fermé).

Limites de volume

• Nombre maximum de RDV par client et par jour : ex. 5 rendez-vous.
• Nombre maximum de RDV par client et par semaine : ex. Pas de limitation ou valeur définie.

Fenêtre de réservation

• À partir de : délai minimal avant le rendez-vous (ex. 6 heure(s)).
• Jusqu’à : horizon maximal de réservation (ex. 6 mois).
• Prendre en compte les fermetures de l’entreprise : exclut automatiquement les jours/horaires fermés.

Validation du RDV

• Non : les nouveaux RDV sont confirmés automatiquement.
• Oui, par le manager : un responsable valide chaque nouvelle demande.
• Oui, par l’équipier : l’équipier concerné valide ses RDV.

Avancés

• Notification d’un créneau plus proche : permet au client d’être alerté lorsqu’une disponibilité similaire plus tôt se libère (liste d’attente intelligente).

Sauvegarder les paramètres

Après vos ajustements, cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer les règles de processus.

Bonnes pratiques

• Utilisez la répartition intelligente avec un historique de charge suffisant pour optimiser l’affectation.
• Définissez une fenêtre de réservation claire (délai mini & horizon maxi) afin d’éviter les no-shows et les réservations trop lointaines.
• Activez la validation lorsque vos disponibilités changent fréquemment ou quand un contrôle qualité est nécessaire.
• Pensez à la notification de créneau plus proche pour améliorer la conversion et réduire les délais d’attente.