Gérer la politique de données personnelles

Modifié le Jeu, 26 Mars à 4:29 H

Ce guide explique comment configurer la politique de gestion des données personnelles de votre compte Agendize. Vous y trouverez comment paramétrer le consentement RGPD affiché à vos usagers, choisir la durée de conservation des données, et gérer les autorisations de création et d'import de contacts.

Où trouver cet écran ?
Dans le menu latéral, cliquez sur Paramétrage, puis dans la section Compte, cliquez sur Politique de données.

Droit requis : vous devez disposer du droit global « Accéder à la gestion de la confidentialité des données du compte » pour accéder à cet écran.

Configurer le consentement sur les données personnelles

Cette section vous permet de définir si et comment le consentement RGPD est demandé à vos usagers lors de la prise de rendez-vous en ligne.

Activer ou désactiver le consentement

Le toggle « Activer le consentement sur la collecte des données personnelles » contrôle l'affichage du consentement RGPD dans votre widget de prise de rendez-vous.

Activé (par défaut) : le texte de consentement est affiché dans le widget usager.
Désactivé : aucun consentement n'est demandé à l'usager. Tous les paramètres associés (texte, traitement, délai) sont masqués.

Demander le consentement via une case à cocher

Lorsque le consentement est activé, vous pouvez choisir le mode d'affichage :

Toggle activé (par défaut) : l'usager doit cocher une case pour donner son consentement avant de valider sa prise de rendez-vous.
Toggle désactivé : le texte de consentement est affiché à titre informatif (sans case à cocher).

Recommandation : pour une conformité RGPD optimale, nous conseillons de laisser la case à cocher activée afin d'obtenir un consentement explicite de l'usager.

Personnaliser le texte de consentement

Vous pouvez modifier le texte de consentement affiché dans le widget de prise de rendez-vous.

Changer la langue

Utilisez le sélecteur de langue (icône globe) pour choisir dans quelle langue modifier le texte. Langues disponibles : Français, Anglais, Allemand, Espagnol, Portugais, Italien, Néerlandais.

Important : le texte du consentement doit être saisi séparément dans chaque langue. Changer de langue affiche le texte correspondant à cette langue.

Modifier le texte

Le champ « Texte du consentement » contient le texte affiché à l'usager. Ce champ est obligatoire.

Vous pouvez utiliser le texte dynamique {duration} dans votre texte. Il sera automatiquement remplacé par la durée de conservation que vous avez choisie. Par exemple, si vous avez sélectionné « 1 mois », {duration} sera remplacé par « pendant 1 mois ».

Réinitialiser le texte

Cliquez sur « Réinitialiser le consentement » pour remettre le texte à sa valeur par défaut dans la langue actuellement sélectionnée.

Choisir la nature du traitement et le délai de conservation

Ces paramètres déterminent ce qu'il advient des données d'un contact après une période d'inactivité.

Nature du traitement

Choisissez le traitement appliqué automatiquement aux données du contact après expiration du délai :

Option	Ce qui se passe
Anonymiser les données du contact (par défaut)	Les données personnelles du contact sont anonymisées. Les interactions (rendez-vous, etc.) sont conservées, mais les données personnelles associées sont supprimées.
Supprimer les données du contact et ses interactions	Le contact et toutes ses interactions sont supprimés définitivement.

Délai de conservation

Le « Délai après la date de dernier engagement du contact » définit la durée après la dernière interaction du contact au-delà de laquelle le traitement est exécuté automatiquement.

Valeurs disponibles : 7 jours, 1 mois, 2 mois, 3 mois, 6 mois, 9 mois, 1 an, 13 mois, 18 mois, 2 ans, 3 ans, 4 ans, 5 ans, 10 ans (par défaut).

Que compte-t-on comme « dernier engagement » ? Toute interaction du contact avec votre entreprise : rendez-vous, appel, soumission de formulaire, etc. Le compteur est réinitialisé à chaque nouvelle interaction.

Configurer le consentement marketing

Cette section fonctionne de manière similaire au consentement sur les données personnelles.

Activer ou désactiver

Le toggle « Activer le consentement de souscription à la liste de diffusion marketing » contrôle l'affichage d'une option de consentement marketing dans le widget usager.

Activé (par défaut) : une case de consentement marketing est affichée dans le widget.
Désactivé : aucune option de consentement marketing n'est proposée.

Personnaliser le texte

Comme pour les données personnelles, vous pouvez :

Changer la langue avec le sélecteur de langue.
Modifier le texte du consentement marketing (champ obligatoire).
Réinitialiser le texte à sa valeur par défaut avec le bouton « Réinitialiser le consentement ».

Note : contrairement au consentement sur les données personnelles, le consentement marketing est toujours optionnel pour l'usager — il n'est jamais bloquant pour la prise de rendez-vous.

Gérer les autorisations de création et d'import de contacts

Cette section permet de contrôler si les membres du personnel peuvent créer ou importer des contacts dans le CRM.

Toggle	Description	Par défaut
Autoriser les membres du personnel à créer des nouveaux contacts	Autorise ou interdit la création manuelle de contacts dans le CRM.	Activé
Autoriser les membres du personnel à importer des contacts (liste et API)	Autorise ou interdit l'import de contacts via un fichier ou via l'API.	Activé

Important : ces deux options sont indépendantes. Vous pouvez, par exemple, autoriser la création manuelle tout en interdisant l'import en masse.

Note : lorsqu'un toggle est désactivé, le bouton correspondant (création ou import) est grisé dans l'interface — il reste visible mais n'est plus cliquable.

Enregistrer vos modifications

N'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » en bas de page pour sauvegarder vos modifications. Si vous quittez la page sans enregistrer, un message vous demandera si vous souhaitez sauvegarder vos changements.

Pour annuler vos modifications et revenir aux valeurs enregistrées, cliquez sur « Annuler ».

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