Ce guide explique comment contrôler ce que chaque utilisateur de votre compte peut voir et faire dans Agendize. Il couvre deux écrans complémentaires : la configuration des rôles (ce que chaque rôle permet) et l'affectation des droits à vos utilisateurs (qui a quel rôle sur quel établissement).
Dans le menu latéral, cliquez sur Paramétrage > Compte > Sécurité. Vous y trouverez deux entrées : Rôles et Droits d'accès.
Droit requis : vous devez disposer du droit global Administrer l'ensemble du compte pour accéder à ces deux écrans.
Comprendre le système de rôles
Agendize distingue deux niveaux de droits pour chaque utilisateur :
- Les droits globaux : ils s'appliquent à l'ensemble du compte (administration, facturation, confidentialité des données, accès aux modules comme les Événements ou les Rapports). Ces droits sont configurés directement sur la fiche de chaque utilisateur.
- Les droits sur la prise de rendez-vous en ligne : ils s'appliquent par établissement. Pour chaque établissement, vous affectez à l'utilisateur un rôle parmi trois rôles prédéfinis — Administrateur, Planificateur ou Lecteur — qui détermine ce qu'il peut voir et faire dans ce contexte.
Les droits associés à chaque rôle sont configurables depuis l'écran Rôles (Paramétrage > Compte > Sécurité > Rôles). L'affectation des rôles aux utilisateurs se fait depuis l'écran Droits d'accès (Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès).
Les 3 rôles prédéfinis et leurs droits par défaut
Tableau de bord et rendez-vous
| Droit | Administrateur | Planificateur | Lecteur |
|---|---|---|---|
| Accéder au tableau de bord | Oui | Oui | Non |
| Voir tous les rendez-vous de tous les collaborateurs | Oui | Oui | Oui |
| Utiliser le mode libre pour prendre ou replanifier un rendez-vous | Oui | Oui | Oui |
| Accepter ou refuser des rendez-vous | Oui | Oui | Non |
| Planifier de nouveaux rendez-vous | Oui | Oui | Non |
| Replanifier des rendez-vous | Oui | Oui | Non |
| Modifier l'état d'un rendez-vous | Oui | Oui | Oui |
| Exporter les calendriers | Oui | Oui | Oui |
| Planifier l'activité des collaborateurs | Non | Non | Non |
Contacts
| Droit | Administrateur | Planificateur | Lecteur |
|---|---|---|---|
| Accéder à la liste des contacts | Oui | Oui | Oui |
| Ajouter ou modifier des contacts | Oui | Oui | Non |
Paramètres
| Droit | Administrateur | Planificateur | Lecteur |
|---|---|---|---|
| Accéder au menu Établissements | Oui | Non | Non |
| Ajouter un établissement (sous-droit) | Non | - | - |
| Accéder au menu Services | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Collaborateurs | Oui | Non | Non |
| Ajouter un collaborateur (sous-droit) | Oui | - | - |
| Ajouter une période spécifique depuis le calendrier | Oui | Oui | Non |
| Accéder au menu Ressources | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Processus | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Console | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Widget | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Notifications | Oui | Non | Non |
| Accéder aux options Paiements en ligne | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Modèles de message | Oui | Non | Non |
| Accéder aux options Synchronisation calendrier | Oui | Non | Non |
| Accéder au menu Synchronisation CRM | Oui | Non | Non |
Personnaliser les droits d'un rôle
Accédez à Paramétrage > Compte > Sécurité > Rôles.
L'écran affiche 3 onglets : Administrateur, Planificateur et Lecteur. Chaque onglet présente la liste complète des droits configurables pour ce rôle.
Pour modifier les droits d'un rôle :
- Cliquez sur l'onglet du rôle à modifier (Administrateur, Planificateur ou Lecteur).
- Activez ou désactivez les droits souhaités à l'aide des toggles (on/off).
- Pour le droit Accès aux rendez-vous, sélectionnez l'option souhaitée : Tous les rendez-vous de tous les collaborateurs ou Seulement ses propres rendez-vous.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider vos modifications.
- Cliquez sur Annuler pour revenir aux valeurs précédentes sans enregistrer.
Gérer les droits d'accès de vos utilisateurs
Accédez à Paramétrage > Compte > Sécurité > Droits d'accès.
L'écran affiche le listing de tous les utilisateurs du compte avec leur email, nom, prénom et date de dernière activité.
Rechercher un utilisateur : utilisez le champ de recherche en haut du tableau. La recherche porte sur le nom, le prénom et l'adresse email.
Accéder à la fiche d'un utilisateur : cliquez sur une ligne du tableau pour ouvrir sa fiche de droits.
Les droits globaux
Dans la fiche d'un utilisateur, la section Droits d'accès globaux vous permet d'activer ou de désactiver les droits qui s'appliquent à l'ensemble du compte, indépendamment de tout établissement.
| Droit | Ce que cela permet |
|---|---|
| Administrer l'ensemble du compte | Accès aux écrans de paramétrage du compte, y compris les écrans Rôles et Droits d'accès décrits dans ce guide. |
| Accéder aux données de facturation du compte | Accès aux informations de facturation et d'abonnement. |
| Accéder à la gestion de la confidentialité des données du compte | Accès aux paramètres de politique de données personnelles. |
Ces droits sont indépendants des rôles (Administrateur, Planificateur, Lecteur) définis pour la prise de rendez-vous.
Affecter un rôle à un utilisateur sur un établissement
Dans la fiche d'un utilisateur, la section Prise de rendez-vous en ligne permet de définir les droits de cet utilisateur sur le module de rendez-vous en ligne.
Activer l'accès au module de rendez-vous
Activez le toggle Accéder à la prise de rendez-vous en ligne. Sans ce toggle, l'utilisateur n'a aucun accès au module de rendez-vous, quel que soit son rôle.
Choisir le mode d'affectation
- Droits d'accès globaux : l'utilisateur a le même niveau d'accès sur tous les établissements du compte.
- Droits d'accès spécifiques à des établissements : l'utilisateur peut avoir un rôle différent selon les établissements. Un tableau liste alors chaque affectation (établissement + rôle).
Ajouter une affectation sur un établissement
- Dans la section Prise de rendez-vous en ligne, cliquez sur + Ajouter un établissement. La modale Ajouter des droits s'ouvre.
- Dans le champ Établissements, sélectionnez l'établissement concerné.
- Dans le champ Rôle, choisissez le rôle à affecter : Administrateur, Planificateur ou Lecteur.
- Cliquez sur Sélectionner pour valider l'ajout. Le bouton reste désactivé tant que les deux champs ne sont pas renseignés.
- Cliquez sur Enregistrer dans la barre de sauvegarde pour sauvegarder l'ensemble des modifications de la fiche.
Retirer une affectation
Dans le tableau des affectations, cliquez sur le bouton x en bout de ligne pour retirer l'association entre l'utilisateur et l'établissement. Confirmez en cliquant sur Enregistrer.
Les droits par module
En dehors du module de prise de rendez-vous, chaque utilisateur peut se voir accorder ou refuser l'accès à d'autres modules de la plateforme. Ces droits sont configurés individuellement dans la fiche de chaque utilisateur et sont indépendants du système de rôles.
| Module | Droit | Description |
|---|---|---|
| Événements | Accéder à la gestion des événements | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Événements pour créer et gérer des événements proposés à vos contacts. |
| Contacts | Accéder à la gestion des contacts | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Contacts (CRM). |
| Rapports | Accéder aux statistiques du compte | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Rapports pour consulter les statistiques d'activité. |
| Formulaires | Accéder à la gestion des formulaires | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Formulaires. |
| Files d'attente | Accéder à la gestion des files d'attente | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Files d'attente. |
| Automatisations | Accéder à la gestion des automatisations | Permet à l'utilisateur d'accéder au module Automatisations. |
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